اگر شما هم از آن دسته افرادی هستید که روزانه تعداد زیادی ایمیل کاری دریافت می‌کنید، خواندن این مقاله را از دست ندهید. در این مقاله راهکار صفر کردن صندوق ورودی یا Zero Inbox معرفی شده است. به کمک این روش شما می‌توانید ایمیل‌ها را با نظم و سرعت بالاتری مدیریت کنید.
تاثیر منفی انبوه ایمیل‌ها بر تمرکز و کارایی
بر اساس یک مطالعه و نظرسنجی که توسط Atlassian انجام شده است، کارمندان هر هفته نزدیک به 300 ایمیل دریافت می‌کنند و نزدیک به 36 بار در ساعت به صندوق ورودی خود سر می‌زنند. این کار تکراری، فشار روانی زیادی ایجاد می‌کند که روی بهره‌وری و تمرکز آنها اثر منفی می‌گذارد.
برای بهبود کارایی و تمرکز کارمندان در مدیریت و سازماندهی ایمیل‌های کاری، راهکار صفر کردن صندوق ورودی معرفی شد. این راهکار کمک می‌کند به شکل کارامدتری ایمیل‌ها را سازماندهی کرده و از روبرو شدن با انبوه ایمیل خلاص شد.
صفر کردن صندوق ورودی
“صندوق ورودی صفر” اولین بار توسط مرلین مان (Merlin Mann) پیشنهاد شد. این ایده بر پایه یک رویکرد ساختار یافته مطرح شد که تمرکز کاربران و بهره‌وری آنها را بهبود دهد.
برای آشنایی با این ایده اول از همه باید بدانید که صندوق ورودی صفر، بر خلاف نامش به معنای داشتن صفر پیام خوانده نشده نیست. بلکه هدف از آن، کاهش زمانی است که مغز شما درگیر مدیریت ایمیل‌ها در صندوق ورودیتان می‌شود.
به عبارت بهتر، قرار نیست ما توان و تمرکزمان را بر صفر کردن ایمیل‌های صندوق ورودی صرف کنیم، بلکه هدف این است که از سرکشی مدام به ایمیل‌ها رها شویم و ذهنمان روی کارهای مهمتر متمرکز بماند.
اقدامات اصلی برای صفر کردن صندوق ورودی
برای رسیدن به یک صندوق ورودی صفر، چند اقدام اصلی را می‌توان انجام داد. هر یک از این اقدامات، بخشی از ایمیل‌ها را از صندوق دریافتی شما خارج خواهند کرد. این اقدام‌ها به ترتیب زیر هستند:
حذف
ایمیل‌هایی که ضروری نیستند را فوری پاک کرده یا به پوشه آرشیو جابجا کنید. همچنین می‌توانید با لغو اشتراک از خبرنامه‌های غیر ضروری، ایمیل‌های کمتری دریافت کنید.
واگذاری
ایمیل‌هایی که نیاز به پاسخ دارند، ولی شما مناسب‌ترین فرد برای ارائه آن پاسخ نیستید، را به دیگران باز-ارسال کنید. به عبارت ساده‌تر، آن ایمیل را به فرد متخصص‌تر واگذار کنید تا از مجموعه کارهای شما خارج شود.
پاسخ فوری
اگر پاسخ‌دهی به یک ایمیل کمتر از ۲ دقیقه طول می‌کشد، بهتر است همان لحظه به آن ایمیل پاسخ دهید. این کار از روی هم تلنبار شدن کارها و ایمیل‌های کوچک جلوگیری می‌کند.
تعویق
اجرا
اگر ایمیلی حاوی فعالیت فوری و ضروری است که در همان لحظه قابل انجام است، آن را به سرعت انجام دهید.
پیشنهاداتی برای رسیدن به صندوق ورودی صفر
برای موفقیت در اجرای اقداماتی که برای مدیریت ایمیل‌ها گفته شد، بهتر است این موارد را رعایت کنید:
قانون دو دقیقه
این قانون به این معنی است که اگر ایمیلی کمتر از دو دقیقه زمان برای رسیدگی لازم دارد، نباید آن را به تعویق بیاندازید.
تعیین تکلیف با یک نگاه
هر ایمیل را فقط یکبار باز کنید. یعنی وقتی ایمیلی باز می‌شود، تصمیم بگیرید کدام یک از اقدام‌های “حذف، پاسخ، باز-ارسال، تعویق، یا اجرا” را باید برای آن انجام دهید.
بازه‌های زمانی برای سرکشی به صندوق ورودی
بجای این که به صورت مداوم به صندوق دریافتی خود سر بزنید، بازه‌های مشخصی (مثلا دو یا سه مرتبه در روز) برای مراجعه به ایمیل‌ها تعریف کنید تا تمرکزتان حفظ شود.
استفاده از پالایشگرها و پوشه‌ها
با ایجاد پالایشگرها یا فیلترها، صورت خودکار ایمیل‌های مهم را تشخیص داده و مدیریت کنید. مثلا ایمیل‌های دریافتی از مدیر خود را با برچسب مشخصی علامت‌گذاری کنید تا بتوانید آنها را به سرعت پیدا کنید.
ابزارهای کمکی برای خالی کردن ایمیل‌ها
برنامه‌هایی مانند SaneBox (پالایش خودکار ایمیل‌های غیرضروری)، Clean Email و سرویس‌های مشابه کمک زیادی برای رسیدن به صندوق دریافتی صفر یا Zero Inbox می‌کنند.
مزایا و چالش‌های صفر کردن صندوق دریافتی
به نظر می‌رسد مهمترین دستاوردهای استفاده از روش صفر کردن صندوق دریافتی این موارد باشند:
- کاهش بار ذهنی و نگرانی ناشی از حجم بالای ایمیل
- افزایش تمرکز و بهره‌وری
- امکان تصمیم‌گیری سریع و حرفه‌ای
- تفکیک مدیریت ایمیل‌ها از انجام کارهای مهم
اما اجرای این روش بدون دردسر هم نیست! موارد زیر برخی از مهمترین چالش‌های صفر کردن صندوق ورودی هستند:
- نیاز به نظم و پایبندی بالا
- احتمال فشار روانی برای نگهداری دائمی صندوق صفر
- احتیاج به زمان اولیه برای سازماندهی ایمیل‌های قدیمی
نتیجه‌گیری
صفر کردن صندوق ورودی یا Zero Inbox بیشتر از آن‌که برای خالی کردن فیزیکی صندوق ورودی توصیه شود، فلسفه‌ای برای حفظ تمرکز و نظم ذهنی است.
با اجرای دقیق پنج اقدام اصلی (حذف، واگذاری، پاسخ فوری، تعویق و اجرا)، همراه با راهکارهایی چون قانون دو دقیقه و استفاده از ابزارهای خودکار، می‌توانید صندوق ایمیلتان را تقریبا خالی نگه دارید. با این روش بهره‌وری خود و تیمتان را به‌طور قابل‌توجهی افزایش می‌دهید.
برای پیاده‌سازی این روش، گام نخست مهم، انتخاب یک روز مناسب برای پاک‌سازی اولیه ایمیل‌های قدیمی و تنظیم پالایشگرها و پوشه‌های جدید است. سپس با حفظ نظم روزانه، می‌توانید صندوق ایمیلتان را به خوبی پاک‌سازی کنید و روی کارهای مهمتان تمرکز کنید.
منابع
مقاله «Inbox Zero Method 101» از Missive Blog
بررسی مفصل روش Inbox Zero در Asana Blog
مقاله ایده‌های بروز‌شده Inbox Zero برای کار مدرن (SpikeNow)
