در سرویس وب توکا، شما میتوانید مخاطبان ایمیل خود را مدیریت کنید. پس از ورود به سرویس وب توکا، برای دسترسی به مدیریت مخاطبان توکا، وارد زبانه “مخاطبان” در نوار ابزار توکا شوید.
همانطور که در شکل زیر مشاهده میکنید، بخش مخاطبان توکا از قسمتهای مختلفی تشکیل شده است.
شما میتوانید در این بخش:
- مخاطبان خود را مشاهده کنید
- مخاطبانی که با آنها مکاتبه داشتهاید را مشاهده کنید
- مخاطبان به اشتراکگذاشته شده با خود را مشاهده کنید
- مخاطب جدید اضافه کنید
- فهرست (یا پوشه) مخاطبان ایجاد کنید
- فهرست (یا پوشه) مخاطبان خود را به اشتراک بگذارید
- گروه مخاطبان ایجاد کنید
- مخاطبان را با برچسب سازماندهی کنید
- مخاطبان را جستجو کنید و نتیجه جستجو را برای استفاده در آینده ذخیره کنید
در بالای منوی سمت راست از زبانه مخاطبان، شما به دکمه ایجاد مخاطب جدید دسترسی دارید.
در زیر این دکمه، فهرست مخاطبان شما قرار دارد. به صورت پیشفرض، یک فهرست با عنوان مخاطبها در این بخش وجود دارد که در صورت ایجاد مخاطب جدید، به صورت پیشفرض در این فهرست ایجاد خواهد شد.
فهرستهای توزیع، فهرست مخاطبانی است که سازمان شما با شما به اشتراک گذاشته است. در صورتی که در سازمان شما فهرست توزیع تعریف نشده باشد، این فهرست خالی است.
مخاطبهای مکاتبهشده، شامل همه آدرسهای ایمیلی است که شما برای آنها ایمیل فرستادهاید یا از آنها ایمیل دریافت کردهاید.
بازیافت هم شامل همه مخاطبانی است که خودتان آنها را پاک کردهاید.
اگر یک فهرست مخاطب با شما به اشتراک گذاشته شود، آن فهرست را هم در همین بخش و در کنار پوشههای دیگر مشاهده خواهید کرد.
در صورتی که روی یک مخاطب کلیک کنید، اطلاعات او را در بخش میانی صفحه مشاهده میکنید. در نوار ابزار بالای بخش میانی صفحه، عملگرهای متعارف زیر در دسترس شماست:
- ویرایش
- پاک کردن
- جابجایی به پوشه
- برچسب زدن
- چاپ کردن
یا سایر کنشهای معمول مانند:
- یافتن رایانامههای این مخاطب
- نوشتن ایمیل جدید برای این مخاطب
- رونوشت اطلاعات مخاطب برای دیگران
شما میتوانید این کنشها را روی مخاطبی که انتخاب شده است، اجرا کنید.
ایجاد مخاطب جدید
برای ایجاد یک مخاطب جدید:
- روی دکمه مخاطب جدید بزنید تا صفحه وارد کردن اطلاعات مخاطب مطابق شکل زیر باز شود.
- اطلاعاتی که میخواهید برای مخاطب خود وارد کنید را در فرم مطابق شکل وارد کنید.
- در صورتی که میخواهید مخاطب را در پوشه یا فهرست دیگری ذخیره کنید، از قسمت مکان، پوشه را انتخاب کنید. در غیر این صورت مخاطب شما در پوشه اصلی مخاطبان قرار خواهد گرفت.
- پس از این که اطلاعات مورد نظرتان را وارد کردید، روی دکمه ذخیره بزنید تا مخاطب به فهرست مخاطبان شما اضافه شود.
ایجاد فهرست مخاطبان
فهرست مخاطبان در اصل مشابه یک پوشه است که برای سازماندهی مخاطبان شما به کار میرود. شما با ایجاد فهرست، مخاطبان خود را دسته بندی میکنید و میتوانید این فهرستها را با همکاران خود به اشتراک بگذارید.
برای ایجاد فهرست یا پوشه مخاطبان جدید:
1- در منوی سمت راست زبانه مخاطبان, روی علامت چرخدنده که روبروی عبارت فهرست مخاطبان قرار دارد کلیک کنید و مطابق شکل زیر گزینه پوشه مخاطبهای جدید را انتخاب کنید
2- نام فهرست و رنگ فهرست را در کادر زیر انتخاب کنید.
3- شما میتوانید محل ثبت این فهرست را در میان پوشههای فهرست مخاطبان تعیین کنید و در نهایت بسیار خب را بزنید.
افزودن مخاطب به یک فهرست
پس از این که یک فهرست مخاطب ایجاد کردید، میتوانید مخاطبان مورد نظرتان را به این فهرست اضافه کنید.
اضافه کردن مخاطب از روی ایمیل
به عنوان مثال؛ اگر از یک مخاطب جدید ایمیلی دریافت کرده باشید، در صفحه مشاهده ایمیل و در بخش آدرسها نام مخاطب در یک به اصطلاح حباب آدرس نشان داده میشود. مطابق شکل، روی حباب آدرس کلیک کنید و گزینه افزودن به مخاطبها را انتخاب کنید تا صفحه ویرایش اطلاعات مخاطب جهت ذخیره باز شود.
پس از تکمیل اطلاعات و انتخاب فهرست مورد نظرتان، مخاطب را در آن فهرست ذخیره کنید.
اضافه کردن مخاطبان به یک فهرست از فهرست دیگر
شما میتوانید مخاطبان را از یک فهرست دیگر انتخاب و به فهرست مورد نظرتان جابجا کنید.
این کار را میتوانید روی چندین مخاطب به صورت همزمان نیز انجام دهید.
برای این کار بعد از این که وارد یک فهرست شدید، در کادر سمت چپ صفحه، همه مخاطبان فهرست را مشاهده خواهید کرد.
روی یک مخاطب کلیک راست کنید. در صورتی که بخواهید میتوانید با نگه داشتن کلید Ctrl و کلیک روی مخاطبان تعداد بیشتری را انتخاب کنید. سپس روی آنها کلیک راست کنید. گزینه جابجایی را انتخاب کنید.
شما میتوانید فهرست مقصد را از بین فهرستهایی که قبلا ایجاد شده است انتخاب کرده یا با زدن دکمه جدید یک فهرست مخاطبان جدید بسازید (برای پوشه جدید نام و رنگ پوشه را انتخاب کنید).
پس از انتخاب فهرست، روی بسیار خب بزنید تا مخاطبان به فهرست جدید جابجا شوند.
اشتراکگذاری فهرست مخاطبان
در صورتی که شما یک فهرست از مخاطبان ایجاد کرده باشید، یا بخواهید فهرست همه مخاطبان خود را با همکارانتان به اشتراک بگذارید، این کار به سادگی و با کلیک راست روی فهرست مخاطبان در اختیار شما قرار دارد.
پس از این که همکاران شما این اشتراکگذاری را بپذیرند، این فهرست در منوی سمت راست بخش مخاطبان آنها در دسترسشان خواهد بود.
برای این کار، روی فهرست مورد نظرتان در زبانه مخاطبان کلیک راست کنید و مطابق شکل، گزینه اشتراک پوشه مخاطبان را انتخاب کنید.
با انتخاب اشتراک پوشه مخاطبان، مطابق شکل زیر فرمی برای تعیین ویژگیهای اشتراکگذاری باز میشود.
پس از وارد کردن آدرس فردی که میخواهید این پوشه را با وی به اشتراک بگذارید، میتوانید سطح دسترسی وی به این پوشه را هم مشخص کنید.
پس از این که شما با وارد کردن اطلاعات مورد نظرتان در فرم بالا؛ دکمه بسیار خب را بزنید، همکاری که آدرس ایمیل او را وارد کرده بودید، یک ایمیل اطلاع رسانی در مورد این اشتراکگذاری دریافت میکند. با تایید اشتراکگذاری، یه فهرست مخاطبان مورد نظر شما دسترسی خواهد داشت.
