مهاجرت صندوق ایمیل از سرویس قدیمی به سرویس ایمیل جدید، به معنی انتقال یک یا چند صندوق ایمیل، به همراه اطلاعات دیگر آن – نظیر مخاطبان، قرارملاقات‌ها و وظایف – از یک سرور ایمیل یا محیط به یک سرور یا محیط جدید است. شاید در نگاه اول مهاجرت ایمیل فرایندی زمان‌بر و دشوار به نظر برسد. به این دلیل که عوامل بسیار متفاوتی روی مهاجرت سرویس ایمیل تاثیرگذار هستند. ولی با آگاهی از عواملی که روی سرعت انتقال و مهاجرت ایمیل موثرند، می‌توان تخمین دقیقتری از زمان مورد نیاز برای مهاجرت ایمیل بدست آورد.
عوامل موثر بر مدت زمان مهاجرت ایمیل
از مهمترین عوامل تاثیر گذار در مدت زمان این فرایند، می‌توان به میزان بار سیستم، پهنای باند، میانگین حجم آیتم‌ها، مشکلات و چالش‌های موجود در سامانه مقصد و غیره اشاره کرد که مدت زمان انتقال و مهاجرت به سرویس ایمیل جدید را تحت تاثیر قرار می‌دهند.
در بهترین حالت، زمان مهاجرت یک صندوق ایمیل با حجمی بین ۳۵۰ تا ۱۵۰۰ مگابایت در یک ارتباط پر سرعت، حدود یک ساعت برآورد می‌شود. فرایند مهاجرت ایمیل معمولا در طول نیمه شب انجام می‌شود که کمترین تاثیر را روی فعالیت کاربران و دسترس‌پذیری ایمیل داشته باشد.
البته این زمان به عوامل دیگری نیز بستگی دارد که در ادامه به شرح آنها خواهیم پرداخت:
قابلیت انتقال همزمان
در برخی از شرکت‌ها و سازمان‌هایی که از زیرساخت‌ها و ارتباطات پر سرعت برخوردار هستند، مدت زمان جابجایی ایمیل‌ها از سرویس قدیم به سرویس ایمیل جدید به بیش از یک و نیم گیگابایت در ساعت برای هر صندوق ایمیل می‌رسد.
از طرفی با وجود قابلیت‌های پردازش موازی در بسیاری از سرورها، امکان انتقال همزمان چندین صندوق ایمیل نیز فراهم است که زمان انتقال را بسیار کاهش می‌دهد. در چنین سامانه‌هایی می‌توان تا صدها هزار صندوق ایمیل را به طور همزمان منتقل نمود.
اگر تمام صندوق‌های ایمیل به طور همزمان منتقل شود، مدت زمان انتقال آنها برابر با مدت زمان انتقال بزرگترین صندوق ایمیل خواهد بود.
سرعت شبکه
سرعت سرورهای متصل به اینترنت در مبدا و مقصد ایمیل تاثیر بسیار زیادی در مدت زمان فرایند مهاجرت دارد. برخی از سامانه‌های جدید این قابلیت را دارند که سازگاری کاملی با سرعت ارتباطات شبکه دارند و به راحتی خود را با شبکه‌های بسیار پر سرعت یا شبکه‌هایی با سرعت کم سازگار می‌کنند.
بدین ترتیب، در صورت برخوردادری از بستر اینترنت پر سرعت این سامانه‌ها قادرند اطلاعات بیشتری را در زمان کمتر منتقل کرده و در نتیجه مهاجرت صندوق ایمیل را با سرعت بسیار بالا انجام دهند.
زمان واکنش شبکه
زمان واکنش شبکه به کیفیت اتصال بین سرورهای مبدا و مقصد بستگی خواهد داشت. خصوصا اگر انتقال از بستر اینترنت صورت گیرد، سرعت واقعی مهاجرت، در حقیقت سرعت اتصال ایجاد شده بین دو سرور است و با سرعت اینترنت سرور مبدا یا سرور مقصد متفاوت است.
تعداد آیتم‌های درون صندوق ایمیل
برای دو صندوق ایمیل با حجم اطلاعات یکسان ولی تعداد آیتم‌های متفاوت، مدت زمان انتقال صندوق ایمیلی که شامل اطلاعات و آیتم‌های کمتر است، بسیار کوتاهتر خواهد بود. زیرا سرورها در مبدا و مقصد برای انتقال هر پیام، اطلاعاتی را رد و بدل کرده و اصطلاحا با یکدیگر گفتگو می‌کنند. بنابراین چنین گفتگویی بین سرورها برای معرفی و انتقال چندین پیام کوچک طبیعتا طولانی‌تر از همین کار بر روی یک پیام بزرگ‌تر خواهد بود.
امروزه سامانه‌هایی جهت تبادل سریعتر اطلاعات اولیه بین سرورها و به منظور بهینه‌سازی و کاهش هرچه بیشتر زمان گفتگوی سرورها طراحی شده‌اند. این سامانه‌ها قادرند تا بیش از یک هزار پیام را در کمتر از یک دقیقه انتقال دهند.
اندازه صندوق ایمیل
حجم اطلاعات درون یک صندوق ایمیل می‌تواند بر زمان انتقال آن تاثیرگذار باشد. این مسئله در کنار تعداد آیتم‌های موجود در صندوق ایمیل نیز بسیار تاثیر زیادی بر زمان انتقال آن خواهد داشت.
خطاها در زمان انتقال
رخ دادن خطا در زمان انتقال صندوق ایمیل می‌تواند در فرایند مهاجرت ایمیل وقفه ایجاد کند. این خطاها ممکن است به دلایل مختلفی از قبیل مشکلات امنیتی، وجود آیتم‌های مشکل دار و نیز قطع شدن ارتباط شبکه رخ دهد. البته برخی سامانه‌های جدید به فناوری خود درمانی مجهز هستند که می‌توانند خطاهای رخ داده را در بیشتر موارد به صورت خودکار مدیریت و برطرف کنند. هرچه تعداد خطاهای رخ داده کمتر باشد، انتقال ایمیل‌ها با سرعت بیشتری به سرانجام می‌رسد.
کنترل حجم تبادل داده در مبدا یا مقصد
بسیاری از سرویس‌های ایمیل به دلایل مختلف محدودیتهایی روی میزان تبادل اطلاعات به صورت پیش فرض در نظر می‌گیرند. اگر سرورهای ایمیل مبدا یا مقصد کنترل مشخصی بر میزان تبادل اطلاعات اعمال کنند، این امکان وجود دارد که انتقال نتواند با استفاده از تمام پهنای باند قابل دسترس شبکه انجام گیرد.
