در دنیای مدرن امروز ایمیل به یکی از ضروری‌ترین راه‌های ارتباطی تبدیل شده است و نبود آن می‌تواند کسبوکارها و زندگی روزمره افراد را مختل کند. برای صاحبان کسب‌و‌کار و شرکت‌ها ایمیل بخشی کوچک اما مهمی در مکاتبات است. استفاده از ایمیل شرکتی به نوعی سند اعتبار یک سازمان برای ارتباط با مشتریان و همکاران محسوب می‌شود، داشتن ایمیل شرکتی از یک سو باعث ایجاد اعتماد و اعتبار برای شرکت شده و از سوی دیگر سبب حرفه‌ای‌ترشدن ارتباطات و خدمات آن شرکت می‌شود.
ایمیل شرکتی چیست
ایمیل شرکتی یک سرویس ایمیل اختصاصی است که برای تبادل پیام‌های کاری و رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد. ایمیل شرکتی شامل نام‌تجاری شرکت یا کسب‌و‌کار شماست که روی هاست مربوط به شرکت ایجاد می‌شود و مدیریت سرویس ایمیل در اختیار و نظارت مدیران شرکت قرار دارد.
ایمیل شرکتی بخاطر داشتن دامنه اختصاصی همنام با عنوان شرکت با ایمیل‌های شخصی که توسط شرکت‌های ارائه‌دهنده ایمیل مانند جیمیل و یاهو ارائه می‌شود متفاوت است. در اصل باید بگوییم که در ایمیل شرکتی از نام دامنه شرکت شما به جای Gmail یا Yahoo استفاده می‌شود.
مزایای داشتن ایمیل شرکتی
استفاده از ایمیل شرکتی مزایای بسیار قابل توجهی برای کسب و کارها دارد و می‌تواند سبب رشد آن شود. در ادامه برخی از مهمترین مزایای ایمیل شرکتی را بررسی می‌کنیم:
افزایش اعتماد و وفاداری مشتریان
شرکت‌های زیادی وجود داردند که همچنان از آدرس‌های ایمیل رایگان یاهو، جیمیل و اوتلوک استفاده می‌کنند. استفاده از این نوع آدرس ایمیل‌ها این دید را در ذهن کاربر ایجاد می‌کند که با یک شرکت غیرحرفه‌ای با منابع کم مواجه است. اگر هویت ناشناس داشته باشید خیلی جدی گرفته نمی‌شوید چرا که هر شخصی به‌راحتی می‌تواند در یاهو یا گوگل اقدام به ساخت ایمیل کند و تشخیص هویت این اشخاص برای دیگران دشوار است.
تفکیک آدرس‌های ایمیل
با داشتن ایمیل شرکتی هریک از بخش‌های شرکت شما یک آدرس ایمیل مجزا خواهند داشت که از طریق آن می‌توانید به برقراری ارتباط و صحبت با مشتریان بپردازند. این ویژگی سبب نظم و دسته‌بندی ایمیل‌های ارسالی و دریافتی شما می‌شود مثلا ایمیل مربوط به بخش فروش بصورت sales@companyname.com و ایمیل support@companyname.com برای بخش پشتیبانی ثبت می‌شود.
ماندگاری برند شرکت در ذهن مخاطب
با توجه به اینکه ایمیل شرکتی حاوی نام شرکت یا کسب‌و‌کار شماست هر ایمیل ارسالی از طریق آن، به معرفی هر چه بیشتر سایت و کسب و کار شما کمک می‌کند و افراد بیشتری با برند شرکت شما آشنا می‌شوند.
حفظ سوابق تمامی مکاتبات رسمی و مدیریت یکپارچه پیام‌ها
اگر برای تبادل پیام‌های رسمی خود از بستر ایمیل شرکتی استفاده کنید، در طی سال‌ها همه چیز در سرویس ایمیل شما ثبت شده و به راحتی می‌توانید به سابقه فعالیت‌های خود مراجعه و به آن استناد کنید.
ایمیل شرکتی جایگزین معتبر پیام‌رسان‌ها و ایمیل‌های رایگان
پیام‌رسان‌ها یا ایمیل‌های رایگان این روزها بسیار در ارتباطات روزمره استفاده می‌شوند و گاهی شاهد این هستیم که برخی از کاربران از این بسترها استفاده می‌کنند تا فایل‌ها و پیام‌های رسمی را برای هم ارسال کنند. تبادل اطلاعات مهم و رسمی می‌تواند برای شرکت‌ها و کسب و کارها بسیار آسیب زننده باشد؛ چرا که امکان مدیریت، نظارت و کنترل این بسترهای ارتباطی به هیچ عنوان مقدور نیست. همچنین سابقه پیام‌ها به صورت یکپارچه در دسترس نیستند و برای جستجو در سابقه گفتگوها باید در برنامه‌های مختلف جستجو کرد، البته در صورتی که در طی زمان این اطلاعات حذف نشده باشند. عدم پیوستگی پیام‌ها در بلند مدت آسیب جدی به وجهه کاری و امنیت اطلاعات کاری شرکت‌ها خواهد زد.
علاوه بر آسیب امنیتی که این ابزارها می‌توانند داشته باشند، اعتبار و رسمیت پیام‌هایی که از کانال‌های غیر رسمی رد و بدل می‌شوند از بین می‌رود و این دید را به مخاطب می‌دهد که شرکت ابزارهای مناسبی برای خود تدارک ندیده است.
در نهایت مسئله‌ای که نمی‌توان از آن چشم‌پوشی کرد، محدودیت‌هایی است که در پیام‌رسان‌های مختلف وجود دارد. مواردی چون حذف پیام‌ها در بلند مدت، فیلتر بودن و محدودیت دسترسی برخی از این ابزارها، و همچنین امکان ویرایش یا پاک کردن پیام‌های گذشته روی برخی از پیام‌رسان‌ها را می‌توان به عنوان مشکلات بسترهای رایگان اینچنینی برای تبادل پیام‌های رسمی دانست.
ایمیل شرکتی رایگان
برخی شرکت‌ها و کسب‌و‌کارهای نوپا ممکن است در آغاز راه بدلیل هزینه‌های خرید و راه‌اندازی ایمیل شرکتی سراغ استفاده از ایمیل‌های رایگان بروند. اما استفاده از ایمیل رایگان اعتبار چندانی برای کسب و کار شما ندارد و گزینه مناسبی برای استفاده تجاری و برندسازی نیست. علاوه براین موارد، ایمیل رایگان برای ارسال اطلاعات حساس شما مناسب نیستند و از نظر امنیت، پشتیبانی و اسپم شدن ایمیل‌ها نیز ممکن است مشکلاتی را برای شما و شرکت بوجود آورند. البته شما می‌توانید با مراجعه به سایت‌‌های ایرانی یا خارجی سرویس‌دهنده رایگان ایمیل یک ایمیل رایگان برای خود ایجاد کنید.
ساخت ایمیل شرکتی
حال که با مورد ایمیل شرکتی و مزیت‌های داشتن آن برای کسب و کارها آشنا شدیم، باید دید ساخت ایمیل شرکتی به چه صورت است و برای ساخت ایمیل شرکتی چه راهکارهایی وجود دارد.
برای ساخت ایمیل شرکتی چند گام اصلی وجود دارد. در گام نخست، شرکت‌ها نیاز به یک دامنه اختصاصی دارند تا بتوانند ایمیل خود را روی آن دامنه راه‌اندازی کنند. دومین گام از ساخت ایمیل شرکتی، راه‌اندازی سرویس ایمیل با استفاده از یکی از روش‌های متداول راه‌اندازی ایمیل اختصاصی است. مهمترین راهکارها برای ساخت ایمیل شرکتی را به همراه مهمترین مزایا و معایب آن عبارتند از:
- خرید هاست و استفاده از سرویس ایمیل تحت هاست در صورت وجود (مانند سرویس ایمیل تحت cPanel یا Direct Admin و…)
- مزایا: در صورتی که از قبل هاست تهیه شده باشد، به سرعت امکان تعریف تعداد محدودی حساب ایمیل وجود دارد.
- معایب: سرویس ایمیل تحت هاست یک سرویس جانبی است علاوه بر بسیاری محدودیت‌ها، امکانات و قابلیت‌های سرویس ایمیل حرفه‌ای را ندارد.
- خرید هاست و نصب نرم‌افزارهای سرویس ایمیل و راه‌اندازی سرویس ایمیل روی هاست اختصاصی
- مزایا: امکان انتخاب از بین محصولات حرفه‌ای دنیا و در نتیجه دسترسی به یک سرویس حرفه‌ای برای شما فراهم است. امکان انتخاب محل استقرار هاست در این روش برای شما فراهم است.
- معایب: این راهکار نیاز به خرید هاست و برخوداری از نیروی متخصص و حرفه‌ای برای نصب، راه‌اندازی و نگه‌داری دارد.
- خرید هاست ایمیل یا میزبانی ایمیل
- مزایا: به دلیل دسترسی به یک سرویس آماده، امکان راه‌اندازی سریع سرویس ایمیل در هاست ایمیل فراهم است.
- معایب: با توجه به این که ابزارهای هاست ایمیل از قبل نصب و راه‌اندازی شده‌اند، مشتریان محدود به استفاده از این ابزارها و طرح‌های ارائه شده توسط شرکت ارائه دهنده هاست هستند. همچنین، محل استقرار سرویس ایمیل در این روش، خارج از شرکت شماست.
- خرید ایمیل ابری
- مزایا: علاوه بر دسترسی به یک سرویس ایمیل آماده به استفاده و در نتیجه سرعت راه‌اندازی بالا؛ امکان خرید سرویس ایمیل درست به اندازه نیاز شما فراهم است، در نتیجه شما می‌توانید به اندازه نیاز فعلی خود سرویس ایمیل خریداری کنید و در زمان نیاز آن را گسترش دهید.
- معایب: محل استقرار سرویس ایمیل خارج از شرکت یا سازمان شماست.
هرکدام از روش‌هایی که گفته شد، مزایا و معایبی دارند. بنابراین انتخاب روش ساخت ایمیل شرکتی کاملا بسته به نیازمندی‌های کسب و کارها متفاوت است.
خرید ایمیل شرکتی
همانطور که گفته شد، سرویس ایمیل بسته به روش راه‌اندازی آن هزینه‌های متفاوتی دارد. یکی از روش‌های راه‌اندازی ایمیل شرکتی خرید میزبان یا هاست و استفاده از خدمات ایمیلی است که تحت عنوان ایمیل هاست ارائه می‌شود. روش دیگر استفاده از برخی نرم‌افزارهای سرویس ایمیل حرفه‌ای به صورت متن باز است. روش بعدی که یکی از روش‌های بسیار مقرون به صرفه برای دستیابی به سرویس ایمیل می‌باشد استفاده از سرویس ایمیل ابری است. در این روش عملا از یک سرویس آماده استفاده می‌کنیم که هزینه راه‌اندازی، نگه‌داری و پشتیبانی آن قبلا توسط شرکت ارائه دهنده سرویس ایمیل پرداخت شده است.
چرا خرید سرویس ایمیل شرکتی مقرون به صرفه است
درست است که روش‌های متنوع و مختلفی برای راه‌اندازی سرویس ایمیل شرکتی وجود دارد، اما هیچ کدام از این روش‌ها بدون صرف هزینه قابل اجرا نیستند. به عبارتی برای در اختیار داشتن یک سرویس ایمیل اختصاصی و قابل مدیریت، شما نیاز به صرف هزینه و زمان برای تدارک این سرویس دارید.
علاوه بر هزینه، در صورتی که بخواهید از ابزارهای متن‌باز برای راه‌اندازی سرویس ایمیل خود استفاده کنید، لازم است از دانش تخصصی کافی برخوردار باشید و زمان کافی برای راه‌اندازی سرویس صرف کنید. نصب ابزارهای متن باز، علاوه بر خرید هاست مورد نیاز برای نصب برنامه، نیاز به یک نیروی متخصص دارید که این برنامه را نصب، پیکربندی و راه‌اندازی کرده و در مراحل راهبری و پشتیبانی هم حضور داشته باشد. با در نظر گرفتن این هزینه‌ها، می‌توان گفت خرید ایمیل شرکتی یا خرید ایمیل اختصاصی یکی از گزینه‌های متعارف و مناسب برای کسب و کارهاست.
هزینه خرید ایمیل شرکتی بستگی به نوع سرویس ایمیل و زیرساخت‌های آن دارد. سرویس ایمیل شرکتی می‌تواند با خرید ایمیل ابری روی سرویس‌های آماده راه‌اندازی شود، یا این که زیرساخت یا هاست ایمیل شرکتی به صورت انحصاری خریداری شود و توسط شرکت ارائه دهنده ایمیل، سرویس ایمیل روی آن راه‌اندازی شود.
نوع پیاده‌سازی، تعداد حسابهای ایمیل ، فضای اختصاص داده شده به هر ایمیل، و همچنین ابزارهای تکمیلی که همراه با سرویس ایمیل عرضه می‌شود، روی قیمت سرویس ایمیل شرکتی تاثیر می‌گذارد. البته سرویس ایمیل ابری به نسبت هزینه بسیار کمتری نسیت به سایر سرویس‌های ایمیل دارد. شما به راحتی می‌توانید با خرید به اندازه نیازتان از سرویس ایمیل ابری، میزان مصرف و هزینه‌های خود را مدیریت کنید. در زیر به برخی از مهمترین مزیت‌های خرید ایمیل شرکتی خواهیم پرداخت.
مزایای خرید ایمیل شرکتی
- راه‌اندازی و دسترسی به سرویس ایمیل در کوتاه‌ترین زمان
- عدم نیاز به کسب دانش و تخصص برای راه اندازی و استفاده از سرویس ایمیل
- دسترسی به یک سرویس ایمیل حرفه‌ای و اختصاصی روی دامنه اختصاصی شرکت
- امکان برون سپاری مسئولیت نگه‌داری و پشتیبانی از سرویس ایمیل و در نتیجه بهبود عملکرد کاری به تمرکز روی کسب و کار اصلی خودتان
- امکان انتخاب نوع سرویس بر حسب نیازمندی شرکتتان
- دسترسی به ابزارهای جانبی سرویس ایمیل از قبیل تقویم کاری و مدیریت وظایف و کارها به صورت اشتراکی در بستر ایمیل
- امکان یکپارچه‌سازی با سایر سرویس‌های شرکت
نمونه ایمیل شرکتی
تشخیص ایمیل شرکتی از ایمیل معمولی آسان بوده و به‌راحتی از طریق آدرس دامنه می‌توان تشخیص داد. اگر دامنه ایمیل متعلق به سرویس‌دهندگان رایگان ایمیل مانند یاهو، گوگل و پروتون میل باشد کاملا مشخص است که از نوع ایمیل‌های رایگان است مانند آدرس ایمیل info.yourdomain @yahoo.com این نوع آدرس ایمیل مناسب شرکت‌ها و کسبوکارها نبوده و جلوه خوبی ندارد.
همانطور که در ابتدای مقاله بیان کردیم در ایمیل شرکتی به‌جای استفاده از سرویس‌دهنده‌های یاهو یا جیمیل از دامنه اختصاصی و ثبت‌شده شرکت استفاده می‌شود. بنابراین ایمیل info@yourdomain.com ساده‌تر و ماندگارتر است زیرا در آن نام دامنه ثبت‌شده برای کسب‌وکارتان به‌جای Gmail یا سایر سرویس‌دهنده‌های ایمیل مورداستفاده قرار می‌گیرد.
راه‌اندازی سرویس ایمیل روی دامنه‌ای که همنام با برند کسب و کارتان باشد، علاوه بر این که امکان ساخت آدرس ایمیل برای همه کارکنان را فراهم می‌کند، باعث می‌شود که در جریان ارسال ایمیل به مخاطبان، برند شما هم تا حدی معرفی شود.
کلام پایانی
داشتن ایمیل شرکتی یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای جلب اعتماد مشتریان است و این موضوع یکی از اساس کسب و کار موفق در بازار است. هر شرکتی بخش‌های متعددی دارد که برای ارتباط با مشتری یا همکاران، از ایمیل استفاده می‌کنند. پس بهتر است که ایمیل مورد استفاده آن‌ها، شرکتی باشد زیرا داشتن آدرس ایمیل شرکتی یک روش ساده و در عین حال موثر برای افزایش اعتبار و تبلیغ برند شما است.
