بر اساس تحقیقات انجام شده روزانه بیش از 300 میلیارد ایمیل در حال رد و بدل شدن است. به طور میانگین و با در نظر گرفتن این که تعدادی از این ایمیل‌ها مستقیما به پوشه هرزنامه (Spam) هدایت می‌شوند، تعداد ایمیل‌های کاری که یک فرد در طول روز دریافت می‌کند در حدود 100 ایمیل است.
اما چطور می‌شود از میان این حجم پیام، یک ایمیل شانس بیشتری برای خوانده شدن داشته باشد؟
متاسفانه کمتر کسی اطلاع دارد که می‌تواند با رعایت چند نکته ایمیل‌های بسیار متفاوتی بنویسد و اثرگذاری و کارآمدی ارتباطات ایمیلی خود را بهبود بخشد.
خبر خوب این است که نوشتن یک ایمیل حرفه‌ای اصلا کار سخت و پیچیده‌ای نیست. با آگاهی از ویژگی‌های یک ایمیل موثر و تمرین برای رعایت این ویژگی‌ها، می‌توانید اثربخشی مثبت آنها را در طول زمان مشاهده کنید.
ویژگی‌های ایمیل‌های تاثیرگذار
انتخاب یک موضوع گویا
موضوع ایمیل شما اولین چیزی است که مخاطب از پیام شما خواهد دید. پس برای نوشتن موضوع ایمیل وقت کافی بگذارید و کمی هم خلاق باشید. اگر مخاطب با دیدن موضوع ایمیل شما بداند این پیام در رابطه با چه موضوعی فرستاده شده است، شما یک قدم بزرگ به هدفتان از انتقال پیام نزدیک شده‌اید.
فرض کنید شما دو ایمیل را با موضوعات زیر از همکاران خود دریافت کرده‌اید:
– موضوع: “سلام”
– موضوع: “درخواست منابع برای تکمیل فاز اول پروژه سایت دانشگاه”
کدام ایمیل را با احتمال بیشتری باز می‌کنید؟
علاوه بر این؛ انتخاب موضوع ایمیل مناسب در آینده هم به کمک شما خواهد آمد و در صورت نیاز به دیدن دوباره آن پیام، با به خاطر آوردن موضوع آن قادر خواهید بود راحت‌تر و سریع‌تر ایمیل‌ها راجستجو کرده و پیام را پیدا کنید.
شفافیت
این ویژگی خیلی ساده و در عین حال خیلی با اهمیت است؛ کافی است تمرین کنید آنچه در ذهنتان است را خیلی واضح و به زبان ساده توضیح دهید. خودتان را بجای مخاطب قرار دهید، آیا متن ایمیل شما منظورتان را به روشنی توضیح داده است؟
برای انتقال بهتر پیام، ابزارهای نگارشی را جدی بگیرید. استفاده به موقع از ویرگول، علامت سوال، خط تیره، گیومه و پاراگراف بندی، متن را خواناتر می‌کند.
اگر پیام شما دارای چند موضوع مهم است، هنگام نوشتن آنها با استفاده ازابزارهای خط فاصله، دایره (Bullet) یا شماره‌گذاری، موضوعات را فهرست‌بندی و دسته‌بندی کنید. این کار کمک می‌کند مخاطب یک تصویر کلی از پیام پیدا کند و بتواند موارد پیام شما را از هم تفکیک کند.
کامل و جامع بودن پیام
یک ایمیل زمانی شما را به هدفتان می‌رساند که بتوانید تمام آنچه که لازم است منتقل شود را، در پیام خود بگنجانید. هر چه برای نوشتن ایمیل خود زمان بیشتری بگذارید، به خواننده خود کمک می‌کنید که درک بهتری از آن پیام داشته باشد.
به خاطر داشته باشید، زمانی که ایمیل شما با هدف آموزش، اطلاع رسانی و یا متقاعد کردن نوشته شده باشد، بسیار مهم است که تمام نکات اصلی را پوشش بدهد.
پرهیز از زیاده‌گویی
در کنار کامل بودن ایمیل، باید مطالبتان را تا می‌توانید جمع و جور و خلاصه بنویسید. با این کار حجم پیام خود را کاهش می‌دهید و در وقت مخاطب نیز صرفه‌جویی می‌کنید. زیرا احتمال خوانده شدن پیام با حجم پیام نسبت معکوس دارد.
پرهیز از اشتباهات املایی یا نگارشی
این نکته بسیار مهم است زیرا اشتباهات تایپی یا املایی ارزش مطلب شما را به شدت کاهش می‌دهند و ناخودآگاه شما را بی‌دقت یا بی اطلاع جلوه می‌دهند. اشتباهات تایپی که بسیار رایج است معمولا در اثر عجله زیاد برای تایپ مطلب رخ می‌دهد. خیلی از این اشتباهات را می‌توان فقط با یک بار خواندن ایمیل اصلاح کرد. پس قبل از ارسال ایمیل، یک بار متن آنرا از ابتدا تا انتها بخوانید.
پاسخ واضح به ایمیل دریافتی
اگر در پاسخ به یک پیام ایمیل می‌زنید، حتما مواردی که می‌خواهید به آن پاسخ دهید را در ایمیل خود کپی کرده یا دوباره بنویسید. امکان دارد در ایمیلی که در حال پاسخ به آن هستید نظر شما را در مورد چند موضوع مختلف پرسیده باشند. یا این که چند نفر پیام را با نظرات مختلف پاسخ داده باشند. فرض کنید جواب شما این باشد:
“به نظرم خوب است. ادامه دهید”
شما با فرستادن این جواب دقیقا مشخص نکرده‌اید این جواب مربوط به کدام مورد است و مخاطب یا مخاطبان را سردرگم می‌کنید.
مواردی هم هست که پیام‌های ایمیل چندین بار و با فاصله چند هفته رد و بدل می‌شوند. برای پاسخ دادن به این پیام‌ها بهتر است در یک جمله اصل موضوع را توضیح دهید تا به مخاطب کمک کنید موضوع را سریع‌تر به خاطر آورد.
پیام فرستاده شده قابل ویرایش نیست!
به یاد داشته باشید پیامی که می‌فرستید شاید هیچ وقت قابل برگشت زدن یا اصلاح نباشد. اگر چه تکنولوژی‌های محدودی برای برگشت زدن یا فراخوانی ایمیل‌های فرستاده شده وجود دارد، اما این گونه خدمات عمومیت ندارد.
پیامی که در اوج عصبانیت یا بر اثر هیجان لحظه‌ای نوشته می‌شود می‌تواند مانند یک بمب دست‌ساز آینده شما را تحت تاثیر قرار دهد. به عنوان یک راه حل همیشگی، قانون 24 ساعت را تمرین کنید. یعنی اگر می‌خواهید در مورد یک موضوع که شما را عصبانی کرده ایمیلی بزنید تا 24 ساعت نوشتن یا فرستادن آنرا به تعویق بیاندازید.
شاید در اولین لحظه، از نوشتن آن پیام خوشحال و راضی هم باشید، اما فردا که آنرا دوباره می‌خوانید احتمال پشیمانی، بسیار زیاد است. پس کمی صبر کنید تا کمتر مجبور به عذرخواهی یا توضیح شوید.
اطمینان از دریافت کنندگان ایمیل
قبل از کلیک روی دکمه ارسال یا Send، یک بار نگاهی به آدرس دریافت کنندگان ایمیل خود بیاندازید. ارسال پیام‌هایی که –به اشتباه- برای “همه” ارسال می‌شوند یا پیام‌هایی که شما فراموش می‌کنید برخی از دریافت کنندگان را از CC حذف کنید می‌توانند در آینده دردسر ساز شوند.
البته به عنوان یک قانون کلی، بهتر است هیچ وقت اطلاعات خیلی محرمانه یا خصوصی خود را با پیام ایمیل نفرستید، شاید بهتر است کمی بدبین باشید و اینطور تصور کنید که این پیام ممکن است به هر دلیلی توسط یک فرد دیگر دیده شود.
عدم انتشار پیام‌های غیر رسمی یا ویروسی
مخاطب این نکته بیشتر کسانی هستند که از ایمیل کاری خود برای تبادل پیام استفاده می‌کنند. امروزه ویروس‌هایی که با ایمیل منتشر می‌شوند دیگر به سادگی گذشته نیستند و بسیار هدفمند ساخته می‌شوند. این ویروس‌ها در ایمیل‌هایی حاوی اخبار یا موضوعات هیجان‌انگیز پنهان شده‌اند و شما را وسوسه می‌کنند تا آنها را ببینید یا برای دیگران هم بفرستید (مثلا موضوعاتی مانند: تخفیف‌های باورنکردنی شرکت هواپیمایی تا پایان همین هفته! یا خبر جنجالی دستگیری یک قاتل سریالی با 20 قتل + عکس یا …).
صرف نظر از این که این ایمیل از طرف دوست، همکار یا یکی از افراد خانواده شما باشد، این احتمال وجود دارد که حاوی ویروسی بوده و حتی شخص ارسال کننده هم متوجه این موضوع نشده باشد. این ویروس‌ها حاوی کدهایی برای جمع آوری اطلاعات مخاطبان فرد قربانی هستند تا آنرا در اختیار افراد سودجو قرار دهد.
همواره به یاد داشته باشید اگر ایمیل شما یک ایمیل کاری و رسمی است، از هر نوع تبادل اطلاعات بی‌ربط و غیر کاری پرهیز کنید تا ناخواسته امنیت ایمیل خود یا همکاران خود را در معرض خطر قرار ندهید.
ضمن این‌که ناخودآگاه فردی که عادت دارد ایمیل‌های غیر رسمی بفرستد کمتر جدی گرفته می‌شود.
امضای ایمیل
پس از این که پیام به انتها می‌رسد، بهتر است نویسنده پیام آنرا امضا کند(درست مانند نامه‌های رسمی یا اداری). امضای ایمیل نقش پررنگی در اثر بخشی ایمیل دارد؛ زیرا قبل از هر چیز، از دید مخاطب بسیار خوشایند و محترمانه است که در انتهای پیام با یک جمله مثبت (مانند: “پیروز باشید” ، “با احترام” و ….) و اطلاعات تماس نویسنده پیام مواجه شود.
نکته مهم بعدی این است که شما می‌توانید با استفاده از امکانات سرویس ایمیل خود، یک امضای ثابت تعریف کنید تا به طور خودکار در انتهای تمام ایمیل‌های شما درج شود و در آن امضا، اطلاعات کامل‌تری مانند شماره تلفن، آدرس و تلفن دفتر کار، سمت شغلی و اطلاعاتی از این دست را مطرح کنید.
با این کار شما به دریافت کننده پیام، امکان برقراری تماس و راه‌های دیگری برای ارتباط را معرفی می‌کنید درست مثل یک کارت ویزیت که در آن به معرفی خود پرداخته‌اید.
