ایمیل چیست؟

ایمیل چیست؟

ایمیل –که با اسامی مختلفی از جمله رایانامه و پست الکترونیک هم شناخته می‌شود– یک پیام است که روی سیستم‌های کامپیوتری ذخیره شده و توسط ابزارهای الکترونیکی منتقل می‌شود. ایمیل می‌تواند فقط حاوی پیام متنی باشد که از طرف فرستنده برای یک یا چند دریافت کننده ارسال شده باشد یا این که به همراه خود یک یا چند فایل هم در پیوست داشته باشد.

پست الکترونیک

همانند نامه‌هایی که در گذشته و از طریق پست ارسال می‌شد، ایمیل هم یک پیام است که از طریق یک فرستنده، برای آدرس گیرنده (یا گیرندگان) ارسال می‌گردد. فقط بجای نوشتن متن روی کاغذ، ایمیل توسط کامپیوتر، موبایل یا ابزارهای هوشمند دیگر تایپ می‌گردد و بجای انداختن نامه در صندوق پست، از طریق شبکه و اینترنت پیام ارسال می‌شود. ایمیل می‌تواند فقط حاوی متن باشد (مانند یک نامه متنی)  یا حاوی تصاویر و فایلهای دیگر(مثل بسته‌های پستی) باشد.

پس از ظهور اینترنت، می‌توان گفت ایمیل یکی از اولین و مهم‌ترین ابزارهای کاربردی است که همچنان محبوبیت و کاربرد خود را حفظ کرده است. درصد زیادی از ترافیکی که در اینترنت مورد استفاده قرار می‌گیرد مربوط به ایمیل است.

انواع ایمیل

به طور کلی، سرویس ایمیل بر اساس نحوه ارائه سرویس به دو دسته قابل تقسیم است:

ایمیل رایگان

سرویس ایمیل رایگان، خدمات ایمیل را بدون صرف هزینه در اختیار همه متقاضیان قرار می‌دهد. در نتیجه می‌توان بدون پرداخت هزینه از شرکت‌هایی که خدمات ایمیل رایگان ارائه می‌دهند یک آدرس ایمیل درخواست کرد. البته این روش برای کسانی که به امنیت اطلاعات خود اهمیت می‌دهند یا قصد دارند ایمیل خود را در کسب و کار استفاده کنند توصیه نمی‌شود. 

شرکت‌ها و سازمان‌های زیادی هستند که خدمات ایمیل رایگان برای همه کاربران فراهم می‌کنند. شرکت‌های مطرح دنیا مانند گوکل، یاهو، هات میل و شرکت‌های ایرانی نظیر چاپار و میل فا ایمیل رایگان به همه درخواست کنندگان ارائه می‌دهند.

ایمیل سازمانی

سرویس ایمیل سازمانی، یک سرویس ایمیل پیشرفته و حرفه‌ای است که خدمات ایمیل را برای کسب و کارها فراهم می‌کند. با توجه به قابلیت‌های پیشرفته و حرفه‌ای در ایمیل‌های سازمانی، امروزه خرید ایمیل سازمانی برای تمام کسب و کارها یکی از اقدامات استراتژیک به حساب می‌آید. برای داشتن ایمیل سازمانی، ابتدا لازم است یک دامنه برای خود ثبت کنیم و دسترسی به تنظیمات DNS آن داشته باشیم. این دامنه می‌تواند یک نام منحصر به فرد و اختصاصی برای معرفی کسب و کار باشد (مثلا نام برند یا شرکت مثل: Arissystem.com) یا یک برند شخصی با نام خانوادگی افراد باشد (Personal Branding).

برای کسب و کارها و شرکت‌هایی که می‌خواهند سرویس ایمیل سازمانی و اختصاصی داشته باشند، به هیچ عنوان سرویس ایمیل رایگان پیشنهاد نمی‌شود. استفاده از این سرویس‌های رایگان علاوه بر آسیب بسیار زیادی که به وجهه و برند کسب و کار می‌زند، می‌تواند در آینده هزینه‌های بسیار زیادی را به کسب و کار تحمیل کند.

ایمیل شرکتی

سرویس ایمیل شرکتی؛ مانند سرویس ایمیل سازمانی یک بستر رسمی برای تبادل پیام‌ها و مستندات کاری است. همه شرکت‌ها از جمله کسب و کارهای کوچک و نوپا لازم است سرویس ایمیلی مخصوص خود داشته باشند. تفاوت سرویس ایمیل شرکتی با ایمیل سازمانی را می‌توان در تفاوت‌های ماهیتی یک شرکت با سازمان دید. 

به عنوان مثال، تعداد کاربران، سیاست‌های امنیتی در مورد محل نگه‌داشت اطلاعات (داخل سازمان یا در فضای ابری)، هزینه سرویس ایمیل و مواردی از این دست را می‌توان از جمله مهم‌ترین تفاوت‌های سرویس ایمیل شرکتی و سازمانی دید. اکثر شرکت‌های نوپا و چابک با انتخاب سرویس ایمیل ابری، صرفه‌جویی زیادی در زمان راه‌اندازی و هزینه اولیه سرویس ایمیل می‌کنند.

آدرس ایمیل

آدرس ایمیل ترکیبی از  نام کاربری و دامنه‌ای است که سرویس ایمیل روی آن تعریف شده است. تمام کسانی که می‌خواهند از ایمیل استفاده کنند لازم است یک آدرس ایمیل یا پست الکترونیک منحصر به فرد داشته باشند.

آدرس ایمیل، همانطور که گفته شد؛ از ترکیب نام کاربری+@+ دامنه تعریف می‌شود. مانند: UserAccount@domainName.ext  (البته آدرس ایمیل به حروف بزرگ و کوچک حساس نیست و همه را با حروف کوچک در نظر می‌گیرد)

DomainName.ext: نام دامنه و پسوند سرویس ایمیل است. سرویس ایمیل می‌تواند رایگان باشد Gmail.com یا یک سرویس ایمیل سازمانی و اختصاصی باشد مانند yourbusiness.com

UserAccount: یک نام کاربری است که به یک شخص منحصر به فرد در دامنه .DomainName.ext تخصیص داده می‌شود.

ترکیب نام کاربری و نام دامنه یک آدرس منحصر به فرد برای کاربر ایجاد خواهد کرد. (مثل: ali@toucamail.com)

یک آدرس ایمیل می‌تواند در برگیرنده یک گروه از کاربران باشد. مثلا ایمیل‌هایی که به  آدرس support@toucamail.com ارسال شوند را تمامی کاربرانی که در گروه پشتیبانی قرار داردند دریافت خواهند کرد.

محتوای پیام ایمیل 

یک پیام ایمیل، از چند قسمت تشکل شده است که در ادامه به بررسی این بخش‌ها می‌پردازیم:

فرستنده ایمیل

آدرس فرستنده ایمیل نشان می‌دهد که این پیام از طرف چه کسی ارسال شده است. البته آدرسی که در زمان دریافت ایمیل توسط دریافت کننده مشاهده می‌شود لزوما همان آدرس فرستنده نیست. 

ایمیل در اصل دو آدرس فرستنده دارد که یکی در قست From قرار می‌گیرد و دریافت کننده این آدرس را می‌بیند. آدرس دیگر، در هدر ایمیل و در قسمت MFrom قرار می‌گیرد. این دو آدرس می‌توانند متفاوت باشند. برای اطلاعات بیشتر مقاله "فرستنده پنهان در ایمیل" را ببینید.

دریافت کنندگان ایمیل

یک پیام ایمیل را می‌توان به یک یا چند دریافت‌کننده ارسال کرد. برای ارسال پیام باید آدرس گیرنده‌ها را در قسمت "To" یا "به" ایمیل قرار داد.

آدرس‌هایی که در قسمت CC و BCC ایمیل قرار می‌گیرند هم همان ایمیلی را دریافت می‌کنند که گیرندگان در قسمت To دریافت می‌کنند. تمام دریافت کنندگان ایمیل آدرس دریافت کنندگان قسمت To و CC را می‌بینند ولی دریافت کنندگان BCC را نمی‌بینند.

موضوع ایمیل

زمانی که یک پیام ایمیل نوشته می‌شود لازم است موضوعی برای آن مشخص گردد که دریافت کننده بداند این ایمیل در چه موردی است. البته می‌توان بدون نوشتن "موضوع ایمیل" هم پیام را ارسال کرد.

متن ایمیل

ایمیل معمولا دارای یک پیام متنی است. این پیام می‌تواند یک متن ساده باشد یا این که به صورت یک متن غنی شده با کدهای HTML همراه شده باشد.

فایل‌های پیوست

غیر از یک پیام متنی، می‌توانیم فایل‌هایی را در پیوست ایمیل قرار داده و ارسال کنیم. این فایل‌ها می‌توانند شامل تصاویر؛ فایلهای چندرسانه‌ای و انواع دیگر فایل‌ها باشند که در پیوست ایمیل قرار می‌گیرند.

در زمان ارسال ایمیل؛ متن ایمیل تبدیل به کد ASCII شده و پیوست‌های ایمیل نیز پس از تبدیل به رشته‌های باینری، منتقل گردند. ایمیل‌ها می‌توانند در بستر اینترنت ارسال و دریافت شود. همچنین ایمیل می‌تواند در شبکه‌های داخلی و بدون نیاز به اینترنت به کاربران عرضه شود.

فرایندهای اصلی ایمیل

ورود به حساب کاربری

برای دسترسی به حساب ایمیل، باید ابتدا وارد حساب کاربری شویم. نحوه ورورد به سرویس ایمیل بسته به این که سرویس‌دهنده ایمیل ما چه ابزاری باشد، متفاوت است.

در صورت استفاده از سرویس ایمیلی که در بستر اینترنت در دسترس است، می‌‎توانیم از طریق صفحه وب وارد سرویس ایمیل خود شویم.

برای ایمیل‌هایی که تحت شبکه یک سازمان هستند از ابزارهایی مانند آتلوک برای ورود به حساب کاربری استفاده می‌شود.

ورود به حساب کاربری با نام کاربری و گذرواژه صورت می‌گیرد. هر حساب کاربری که در سرویس ایمیل وجود دارد منحصر به فرد است و نمی‌تواند تکراری باشد. 

نوشتن ایمیل جدید

برای نوشتن یک ایمیل جدید، ارائه دهنده ایمیل بستری برای نوشتن یا ایجاد (Compose) ایمیل جدید به کاربر می‌دهد. این صفحه دارای یک ویرایشگر متنی برای نوشتن متن است و امکاناتی برای اضافه کردن فایل پیوست به ایمیل در این صفحه وجود دارد. کاربر از طریق این صفحه بتواند متن ایمیل و در صورت نیاز فایلی که می‌خواهد ارسال کند را وارد کند.

ارسال ایمیل

پس از نوشتن ایمیل جدید، می‌توان آنرا به عنوان پیش نویس ذخیره کرد و در زمان دیگری ارسال کرد. یا این که با استفاده از دکمه ارسال یا Send آن ایمیل را ارسال کرد.

با زدن کلید ارسال، پیام از طریق سرویس‌دهنده ایمیل به آدرس یا آدرس‌های قرار گرفته در قسمت to، CC و BCC ایمیل فرستاده می‌شود. سرورهای ارائه دهنده ایمیل؛ پیام را از سمت فرستنده به دریافت کنندگانی که در ایمیل مشخص شده می‌رسانند. این کار توسط پروتکل‌هایی به نام STMP انجام خواهد شد و سرورهای POP یا IMAP هم برای تشخیص نحوه دانلود ایمیل توسط دریافت‌کننده استفاده می‌شوند.

پاسخ به ایمیل

زمانی که یک ایمیلی دریافت شود، این امکان وجود دارد که به آن ایمیل پاسخ دهیم. با انتخاب گزینه Reply، می‌توانیم پیام جدیدی را به پیام دریافت شده اضافه کنیم. فرق بین پاسخ دادن به ایمیل و نوشتن ایمیل جدید این است که، زمانی که ایمیلی پاسخ داده می‌شود، موضوع ایمیل و بدنه ایمیل اصلی در پاسخ ایمیل کپی می‌شود و دریافت کننده متوجه خواهد شد که این پیام در پاسخ به کدام پیام ارسال شده است. تمام ایمیل‌هایی که در پاسخ به یک پیام ارسال می‌وشوند، حتی در صورت تغییر عنوان ایمیل، زمان نمایش به صورت زیر مجموعه‌ای از ایمیل اصلی نمایش داده می‌شوند.

ارسال رونوشت ایمیل

این امکان وجود دارد که یک ایمیل را برای دریافت کننده جدیدی رونوشت کرد. فروارد و رونوشت پیام، به معنی ارسال تمام محتویات ایمیل همراه با پیوست‌ها و ... به یک دریافت کننده جدید است.

واکشی ایمیل جدید

سرویس‌دهندگان ایمیل به طور پیوسته امکان ارسال و دریافت پیام را دارند و زمانی که یک پیام جدید دریافت می‌شود، این پیام توسط دریافت کننده قابل مشاهده و در دسترس خواهد بود. ابزارهای دسترسی به ایمیل این امکان را دارند که ایمیل‌های جدید را از سرور دریافت کرده و به کاربران نشان دهند. این واکشی ایمیل‌های جدید در بازه‌های زمانی قابل تنظیم انجام می‌شود.

مزایای ارتباط از طریق ایمیل

  • سرعت بسیار بالا در تبادل پیام
  • راحتی در برقراری ارتباط بدون محدودیت‌های زمانی و مکانی
  • امکان ارسال فایل‌ها بصورت پیوست در ایمیل
  • در دسترس بودن از هرجا و با هر وسیله و در هر زمان
  • ثبت مکالمات و حفظ تاریخچه گفتگوها
  • زمان و فضای تقریبا نامحدود برای ارسال و دریافت پیام
  • ارتباط و تعامل در بستری کم هزینه و ارزان
  • امنیت در ارسال و دریافت پیام‌ها

درباره آریس

آریس خدمات خود را در زمینه‌های مشاوره، طراحی و راه‌اندازی مراکز داده، تولید محصولات نرم‌افزاری مبتنی بر تکنولوژی‌های متن‌باز و مشاوره نرم‌افزار به مشتریان خود عرضه می‌دارد. امروزه شرکت آریس ارایه دهنده محصولات و خدمات مختلفی است و مشتریان آن را سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و کوچک تشکیل می‌دهند. 

ارتباط با آریس

 تهران، یوسف آباد، بالاتر از میدان سلماس، خیابان۱۰/۱، پلاک ۵۰، واحد ۳

کد پستی ۱۴۳۱۷۶۳۱۶۵

  ۸۸۰۲۴۶۸۰ (۰۲۱)

  info@arissystem.com