از زمان علنی شدن شیوع کروناویروس در جهان، همه‌جا صحبت از حفظ فاصله اجتماعی، قرنطینه و دورکاری به عنوان راهکارهایی برای عبور از بحران است.
شرایط بوجود آمده ناشی از گسترش این بیماری، کسب‌و‌کارها را به سمت استفاده از بسترهای دیجیتال سوق داده تا هرچه بیشتر از تجمع فیزیکی افراد جلوگیری کنند. به همین دلیل تجربه دورکاری یا کار از خانه، وارد مرحله بسیار متفارتی شده‌است.
البته علیرغم گسترش دورکاری بین اکثر کسب و کارها، همچنان سازمان‌های زیادی هستند به دلیل نداشتن آمادگی لازم و بستر مناسب ارتباطی، نتوانسته‌اند کسب و کار خود را در این شرایط مدیریت و هدایت کنند.
آنچه برای دورکاری ضروری است اطمینان از دسترسی همه کارکنان -اعم از مدیران و کارکنان ارشد تا کارمندان عادی و دفتری- به ابزارهای مورد نیاز خود در سازمان است.
در این مقاله سعی بر این است که یک راهنمای جامع و کامل از استراتژی‌ها و ابزارهای مورد نیاز برای سازمانها و افراد در شرایط دورکاری ارائه شود.
چهار استراتژی اصلی دورکاری
برای فراهم شدن شرایط دورکاری، چهار استراتژی به ترتیب زیر لازم است که انجام شوند:
استرتژی اول: ایجاد بستر دسترسی امن و کارامد
به عنوان نخستین گام؛ لازم است بستر ارتباطی امن و مناسبی ایجاد شود که همه کارکنان بتوانند از طریق اینترنت به منابع دیجیتال مورد نیاز در حوزه کاریشان دسترسی پیدا کنند. این کار با ایجاد یک شبکه VPN داخلی در سازمان و تعیین قوانین و دستورالعمل‌های مشخص و شفاف برای اتصال به این شبکه قابل اجرا خواهد بود.
به همین منظور لازم است تمام جزئیات ارتباطی، از دسترسی به اینترنت گرفته تا ابزارهای مورد استفاده برای دسترسی و برقراری امنیت بستر ارتباطی به دقت بررسی و مشخص شوند.
دسترسی به اینترنت:
پیش از هر چیز باید پذیرفت که به احتمال زیاد، اکثر کارمندان در خانه خود به اینترنت پرسرعت و مناسب برای کار دسترسی ندارند.
بنابراین، می‌توان گفت مهمترین کار در گام نخست، جمع‌آوری اطلاعات از کارمندان در خصوص امکانات موجود آنها است تا بسته به نیاز هر کارمند و اهمیت کاری که در زمان دورکاری انجام خواهد داد، برنامه‌ریزی برای ارتقا سرویس اینترنت موجود یا تهیه یک خط اینترنت جدید و مناسب انجام شود.
مسئله مهم بعدی تایین پهنای باند مورد نیاز هر کارمند است. کارکنان دورکار بخصوص در ابتدای دورکاری، لازم است اغلب فایلها و داده‌های خود را با اطلاعات موجود در سیستم‌های شرکت تطبیق داده یا به اصطلاح همگام‌سازی کنند. حجم این اطلاعات در حوزه‌های کاری مختلف متفاوت است و پهنای باند مورد نیاز هر کاربر بر اساس حجم این فایلها مشخص می‌شود. واضح است که هر چه سرعت انجام این روند بیشتر باشد، بهره‌وری دورکاری بالاتر است.
ابزارهای دورکاری:
در مورد ابزارها و دستگاه‌های مورد استفاده کارکنان، دو راهکار وجود دارد
- کارکنان می‌توانند از دستگاه‌های شخصی خود استفاده کنند
این کار ریسک امنیتی بالایی دارد ولی از نظر اقتصادی بسیار مقرون به‌صرفه بوده و سریعتر می‌توان شروع به‌کار کرد.
- شرکت وسایل موردنیاز کارکنان را فراهم کند
با درنظر گرفتن هزینه و زمانی که برای تهیه ابزار و سیستم کاری برای کاربران به شرکت تحمیل می‌شود، شاید این کار فقط برای آن دسته از کارمندانی که راه دیگری جز استفاده از ابزارهای شرکتی ندارند -چه از نظر کارایی و چه از نظر امنیتی- توجیه داشته باشد.
به طور کلی، شرایط کار تعیین می‌کند که هر کارمند به چه وسایل و ابزاری نیاز دارد. به غیر از ابزارهای اصلی و سیستم‌های کاری (کامپیوتر، تلفن هوشمند یا تبلت)، ابزارهای دیگری نظیر یک دوربین برای ویدئو‌کنفرانس، هدفون، میکروفن، یا یک گردن آویز در زمان کار (برای اینکه شخص در طی برگزاری جلسات آنلاین دچار مزاحمت از جانب خانواده و اطرافیان نشود) در دوره دورکاری بسیار مفید هستند.
امنیت دسترسی
همانطور که گفته شد، برقراری ارتباط امن با شبکه داخلی شرکت‌ها، از طریق راه‌اندازی VPN داخلی فراهم می‌شود. VPN یا شبکه خصوصی مجازی، یك شبکه ارتباطی خصوصی است که تنها برای کسانی که مورد تائید باشند در دسترس است. راه‌اندازی VPN امکان ارتباط امن و رمزنگاری شده كاربران دورکار به منابع شبكه را فراهم می‌کند می‌کند
VPN مهمترین پیوند در زنجیره دورکاری است، به همین دلیل شرکت‌ها باید در مورد امنیت و عملکرد همه تجهیزاتی که در ارائه VPN دخیل هستند اطمینان داشته و کارایی آن را بررسی کنند.
سیاست‌ها و دستورالعمل‌های مربوط به اتصال به VPN و مسئولیت کارکنان در قبال آن باید شفاف و بسیار واضح باشد تا همه بتوانند بدون ابهام و به خطر انداختن امنیت خود یا شرکت، کارهای خود را دنبال کنند.
بهتر است برای افزایش امنیت از احرازهویت دوعاملی بجای نام‌کاربری و گذرواژه استفاده شود. در حال‌حاضر احرازهویت دوعاملی با استفاده از تلفن‌های هوشمند هم فراهم است و کارمندان می‌توانند برای تاییداعتبار خود از دستگاه موبایل خود برای احرازهویت دوعاملی استفاده کنند.
استراتژی دوم: تبیین ابزارهای ارتباطی و تعاملی
امروزه بیشتر کسب‌و‌کارها حول محور “کارگروهی” می‌چرخند. برای انجام یک پروژه یا وظیفه، افراد مختلفی دخیل هستند و در فرایند تکامل آن لازم است با یکدیگر در تعامل و ارتباط باشند.
به همین دلیل، ملزم نمودن کارکنان به استفاده از یک ابزار تعاملی معین یا در بهترین حالت، راهکارهای ارتباط سازمانی – نظیر ایمیل سازمانی- سبب بهبود ارتباط کاربران خواهد شد. به عنوان مثال راهکار جامع ارتباط سازمانی توکا، علاوه بر خدمات ایمیل، با در اختیار گذاشتن فضای اشتراکی برای مستندات، امکان گفتگو و چت، تقویم پیشرفته کاری، و مدیریت وظایف بسیاری امکانات دیگر، به تیم کاری کمک می‌کند که از راه دور و بدون نیاز به تماس تلفنی، با یگدیگر تعامل داشته و کارگروهی از راه دور را بهبود می‌بخشد.
همچنین می‌توان از سیستم‌های مدیریت محتوای محلی، اینترانت شرکت‌ها، سیستم‌های منابع انسانی، مدیریت ارتباط با مشتری، برنامه‌ریزی منابع سازمانی و سیستم‌های بیشمار دیگر استفاده کرد.
استراتژی سوم: توسعه و ارتقا مهارتهای ارتباطی
واقعیت این است که دورکاری با کار حضوری در شرکت بسیار فرق دارد و ممکن است سبب از بین‌رفتن رفاقت و تجربیات کارکنان با یکدیگر شود. این مسئله نیازمند تمرکز بر مهارتهای کلیدی ارتباط است که کارکنان از راه‌دور و در فضای دیجیتال به آن نیاز دارند. برخی از مهارت‌هایی که لازم است کارکنان دورکار بیاموزند شامل این موارد است:
کارکردن بصورت آشکار و رسا:
در این شیوه، کارکنان کارهای انجام شده خود را از طریق پیام متنی، صدا یا تصویر خود در کانال‌های ارتباطی برای هم شرح داده، از یکدیگر حمایت کرده و باهم در ارتباط هستند. این‌کار بطور قابل‌توجهی باعث شفاف‌سازی و افزایش اطلاع‌رسانی کارکنان می‌شود و از مهمترین مهارتهای همکاری دیجیتال به حساب می‌آید. ب
هماهنگی کار:
ابزارهای تعاملی آنلاین با وجود مزیت‌های بسیاری که دارند؛ بسیار عمومی هستند و نباید از آنها برای هماهنگی در فرایندهای خاص کسب و‌کار در یک سیستم گسترده، استفاده کرد.
در اکثر قریب به اتفاق سازمانها، فرایندهای هماهنگی در حوزه کسب‌و کار، توسط یک درگاه متمرکز و مبتنی بر ابزارهای نرم‌افزاری تخصصی انجام می‌شود. بدین ترتیب تمامی فعالیت‌های شرکت در حوزه‌های مختلفی از جمله بازاریابی، فروش و فعالیت‌های خلاقانه، به طور کامل ردیابی، تجزیه و تحلیل می‌شوند تا به طور موثر بهینه‌سازی و هدایت شوند.
حال در شرایط جدید، که تمامی فرایندها یا بخش عمده آن به صورت غیرمتمرکز انجام می‌شود، کارکنان از این طریق مهارتهای هماهنگی و ابزارهای موجود یاد می‌گیرند که چگونه با استفاده از امکانات و فناوری‌های موجود، فرایندهای را با هماهنگی بیشتری اجرا کرده و پشتیبانی کنند.
بکارگیری ابزار صحیح همکاری:
طیف بسیار وسیعی از برنامه‌های ارتباطی وجود دارند، که کاربران بسته به سلیقه و راحتی از آنها برای ارتباط به دیگران استفاده میکنند. در شرایط دورکاری، تنوع این ابزارهای ارتباطی ممکن است گاهی هماهنگی را بیش از پیش دچار وقفه کند یا کارمندان ابزار نامناسبی را در موقعیت‌های مهم انتخاب کنند.
به‌عنوان نمونه، ایمیل یک ابزار ارتباطی رسمی و خشک است ولی همه به آن دسترسی دارند یا کانال‌های گفتگوی جمعی سازمانها که در تلگرام ، واتس آپ یا اسکایپ و … وجود دارند، برای کارهای مهم و گفتگوهای حساس شرکت‌ها مناسب نیستند ولی از طرفی قابلیت‌ها و امکانات مختلف و جذابی برای تعامل گروهی دارند.
مهمترین کار در شرایط دورکاری این است که یک “راهنما” برای کارمندان تهیه شود که به صورت شفاف روش‌ها و ابزارهای ارتباطی را مشخص کرده باشد. این که کارمندان بدانند، مثلا برای گفتگوهای بین تیمی باید از کدام ابزار استفاده کنند و برای تبادل مستندات و فایل‌های مهم از چه ابزاری استفاده کنند، سردرگمی آنها را بسیار کاهش داده و به مرور تعامل آنها با یکدیگر را ساده‌تر می‌کند.
استراتژی چهارم: پرورش فرهنگ دورکاری و بینش آن
ایجاد “فرهنگ دورکاری” فراتر از تاثیری که روی تک تک کارمندان دارد، کمک شایانی به توسعه سازمانها در جهت ایجاد محیلی موثر و کارآمد برای کار از راه دور خواهد کرد.
علاوه بر تاثیری که ابزارها و راهکارهای نوین ارتباطی بر مهارتها و عادتهای فردی دارند، باید دید چگونه این ابزارهای دیجیتال باعث تغییر و بهبود فرهنگ سازمانی می‌شود؛ یا بعبارتی بهتر، چه‌کارهایی را می‌توان بصورت دیجیتالی انجام داد و نگرش سازمانها در خصوص این تغییرات چه خواهد بود.
در شرایط خاصی مثل شیوع کرونا که سازمانها را ناگزیر به سمت دورکاری اجباری برده است، لازم است که فرهنگ سازمانی هم با همان شتاب تغییر کند.
در اینجا برخی از تغییرات مهم در فرهنگ سازمانی و جهت ابزارهای دیجیتال:
حضور آشکار و مشارکت همگانی
فرآیندها و فعالیت‌های کسب‌و‌کار به واسطه توسعه ابزارهای نوین و دیجیتال بسیار همه‌گیر و گسترده شده است و می‌توان گفت وارد دوره “مشارکت همگانی” شده است.
پذیرش این مسئله در شرایطی که برای کارمندان دورکار، ممکن است احساس تعلق به شرکت یا تیم در آنها به واسطه عدم حضور در مکان شرکت کمرنگ شود، ضروری است.
طرفداران دورکاری باید زمینه را برای اثبات هرچه بیشتر مشارکت کارامد خود فراهم کرده و تجربیات خود را در اختیار سازمانها قرار دهند تا سازمان برای حالت‌های جدید همکاری آماده شود. این موراد شامل تجربه همکاری موفق، خودسازماندهی در مشکلات، شرایط استثنا، فرصت‌ها و بهبود کاراییست.
همچنین بسیار توصیه می‌شود که روی یکی از بسترهای تعاملی سازمان (ایمیل سازمانی، شبکه‌های مجازی مورد تائید یا نرم‌افزارهای داخلی مورد تائید) یک گروه دورکاری برای گفتگو و تعامل همگانی ایجاد شود و مدیران ارشد سازمانها هم در این گروه‌ها عضو شوند.
یادگیری و فهم دورکاری
کارکنان باید زمان بیشتری را صرف مطالعه و یادگیری ابزارها و مهارتهای لازم برای دورکاری کنند و سازمانها هم با تعیین فرصت‌های آموزشی، در اختیار قرار دادن ابزارهای جدید و محتوای مرتبط با دورکاری، یادگیری را بصورت مستمر و مکرر پیگیری کنند.
برخی از سازمانها یک تیم برای پشتیبانی و حمایت از کارکنان دورکار دارند که با آنها ارتباط برقرار کرده و درصورت نیاز به آنها کمک می‌کند.
ایجاد یک بستر حمایتی برای سرعت‌بخشیدن به دورکاری مستلزم سرمایه‌گذاری بلندمدت و میان‌مدت است که شامل تخصیص زمان برای سازماندهی زندگی، ایدهها و دانش کارکنان درارتباط با دورکاری است.
رهبری شبکه
در حال‌حاضر برای مدیران سازمانها (خواه مدیرعامل باشد یا مدیران پروژه یا مدیران تیم)، رهبری و تعامل با کارکنان در بستر ابزارهای دیجیتالی آسانتر و موثرتر است. مدیران می‌توانند به واسطه قدرت نفوذ و تاثیر زیادی که دارند لحن و فرهنگ تعامل در کانال‌های ارتباطی را در جهت پیشبرد اهداف سازمانی هدایت کنند.
رهبری و هدایت شبکه یکی از مهمترین مهارت‌هایی است که مدیران مدرن باید برای آن آموزش ببیند، چراکه این مهارت تاکنون از کمترین آموزش و پشتیبانی برخوردار بوده است.
جمع بندی
تجربه کارکنان، امروزه مسئله بسیار چالش‌برانگیزی است، سازمانها نمی‌توانند تغییری در تکنولوژی‌های مورداستفاده کارکنان دهند، بدون اینکه سعی در تغییر مهارتها و عادتهای آنها کنند. در حالیکه بسیاری از سازمانها وسوسه می‌شوند از راه‌حل‌های موقت دورکاری استفاده کنند ولی هماهنگ‌سازی و پیاده‌سازی همان روال‌هایی که در”دفترکار” جریان داشته در “محیط خانه”، یک اشتباه بزرگ است و سبب ازبین رفتن بسیاری از فرصت‌های سازمان می‌شود.
شاید کرونا بطورموقت افراد را از محیط کار جدا کند ولی ممکن است به یک فرصت کلیدی برای ایجاد شرایط دورکاری نوین دیجیتال تبدیل شود که بسیار جذاب، مشارکتی و مملو از روابط انسانی باشد.
پس بهتر است با تبدیل تهدید به فرصت، ابزارهای جدید نوآورانه را امتحان کرده، مهارتهای جدید را کشف کرده و با تغییر فرهنگ خود به فرهنگ دیجیتالی، خود را برای هرچیزی حتی اگر فراتر از کرونا باشد آماده کنیم.
