نکاتی در مورد امضای ایمیل

نکاتی در مورد امضای ایمیل

ما با امضا کردن نامه‌هایی که برای دیگران ارسال می‌کنیم، به آثار و نوشته‌های خود اصالت بخشیده و آنها را معتبر می‌کنیم. همین مسئله در مورد ایمیل هم صدق می‌کند.

ایمیل یکی از مهمترین و پر کاربردترین راه‌های ارتباطی در دنیای الکترونیکی امروز است که در کسب و کار نیز نقش بسیار پررنگی ایفا می‌کند. تمام کسانی که در کسب و کار خود به نوعی با ارتباطات الکترونیکی سر و کار دارند، روزانه تعدادی رایانامه یا ایمیل ارسال و دریافت می‌کنند.

این در حالی است که در بیشتر مواقع، پس از نوشتن متن پیام‌، دیگر کسی توجه چندانی به امضای ایمیل خود ندارد. بیشتر ما خیلی سریع و با نوشتن یک تشکر کوتاه و ذکر نام، سر و ته قضیه را با (حتی گاهی همراه با اشتباه املایی و نگارشی) به هم آورده و ایمیل را ارسال نماییم. 

در صورتی که می‌توانید خیلی ساده و با فعال کردن امضای ایمیل (Signature) در قسمت تنظیمات، به صورت خودکار برای تمام ایمیل‌هایی که ارسال می‌کنید امضایی که یک بار تعریف شده را اضافه کنید. این کار کمک می‌کند تا علاوه بر صرفه جویی در زمان، همیشه یک امضای مرتب، تمیز و کامل پای تمام نامه‌هایی که می‌فرستید اضافه کنید. در اینجا می‌توانید روش ایجاد امضای ایمیل در سرویس وب توکا را ببینید.

متن امضای ایمیل

امضای ایمیل را می‌توان اینگونه تعریف کرد:

متنی که در آخرین قسمت پیام‌های ایمیل قرار می‌گیرد و اغلب شامل نام، اطلاعات تماس، آدرس ایمیل، آدرس وب سایت و سایر اطلاعات مهم تماس با شخص فرستنده است.

نکاتی در مورد امضای ایمیل

اطلاعات مختصر و مفید بدهید

نیازی نیست کلیه راه‌های ارتباطی به خودتان از جمله تلفن همراه، تلفن منزل، تلفن محل کار، ایمیل، آدرس شما در شبکه‌های اجتماعی، آدرس منزل و ... را ذکر کنید! کافیست سریع ترین راه دسترسی را برای امضای ایمیل در نظر بگیرید.

امکان لود نشدن عکس در برخی سرورهای ایمیل

بهتر است که اطلاعات اصلی امضای ایمیل را در قالب عکس قرار ندهید. چرا که برخی از ارائه دهنده‌های سرویس ایمیل به دلایل امنیتی از نشان دادن عکس در ایمیل جلوگیری می‌کنند. به همین دلیل توصیه می‌شود که موارد مهمی که می‌خواهید حتما درامضا دیده شود را تایپ کنید.

زمان طراحی امضا، تمام دستگاه‌ها را در نظر بگیرید

در طراحی امضای خود صفحه نمایش‌های کوچک را هم در نظر بگیرید. بخش زیادی از دریافت‌کنندگان ایمیل، عادت دارند ایمیل‌های خود را از طریق گوشی تلفن همراه و یا تبلت‌هایشان دریافت کنند. به دلیل کوچک بودن ابعاد صفحه نمایش در موبایل و تبلت، خواندن نوشته و طرح‌های کوچک و پیچیده کمی سخت‌تر هستند. برای همین در طراحی و انتخاب نوع قلمی که در امضای خود استفاده می‌نمایید دقت داشته باشید که در این صفحات هم به راحتی قابل خواندن باشند.

امضای خود را به روز نگه دارید

از نوشتن اطلاعات نا معتبر پرهیز کنید. بدین معنی که آدرس وب سایت یا وبلاگ خود را که ماه هاست آن را به روزرسانی نکرده و حتی به آن سر نزده‌اید، نباید در امضا درج کنید. همینطور اگر شماره تلفنی نوشته‌اید که دیگر کسی جوابگوی آن نیست بهتر است آنرا هم حذف کنید. هیچ کس دوست ندارد وقت خود را برای تماس گرفتن یا سر زدن به جایی هدر دهد که نتیجه‌ای برایش ندارد.

درباره آریس

آریس خدمات خود را در زمینه‌های مشاوره، طراحی و راه‌اندازی مراکز داده، تولید محصولات نرم‌افزاری مبتنی بر تکنولوژی‌های متن‌باز و مشاوره نرم‌افزار به مشتریان خود عرضه می‌دارد. امروزه شرکت آریس ارایه دهنده محصولات و خدمات مختلفی است و مشتریان آن را سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و کوچک تشکیل می‌دهند. 

ارتباط با آریس

 تهران، یوسف آباد، بالاتر از میدان سلماس، خیابان۱۰/۱، پلاک ۵۰، واحد ۳

کد پستی ۱۴۳۱۷۶۳۱۶۵

  ۸۸۰۲۴۶۸۰ (۰۲۱)

  info@arissystem.com