سرویس وب توکا این قابلیت را دارد که علاوه بر حساب ایمیل اصلی، ایمیلهای دیگری را هم اضافه کنید. به این معنی که میتوانید ایمیلهای غیر توکای خود را هم در توکا مدیریت کنید.
همچنین یکی از قابلیتهای توکا امکان معرفی چندین شخصیت یا پرسونا است. چند کاربرد استفاده از شخصیت را میتوان در موارد زیر خلاصه کرد:
- برای مواردی که در چندین سمت سازمانی فعالیت داربد و برای هر یک امضای متفاوتی دارید
- برای تفکیک ایمیلهای رسمی و غیر رسمی خود با نام و امضای جداگانه
- برای حسابهایی که نمایندگی ارسال ایمیل از طرف آنها را دارید و میخواهید امضا و نام آنها را استفاده کنید
در همه این موارد استفاده از شخصیت در توکا بهترین انتخاب است. در این مقاله نحوه ایجاد و مدیریت حسابهای دیگر و همچنین شخصیت یا پرسونا در توکا را با هم خواهیم دید.
مدیریت چند حساب ایمیل در توکا
برای این که بتوانید در کنار حساب ایمیل توکا، سایر حسابهای ایمیلتان را هم مدیریت کنید، باید این حسابها را در توکا اضافه کنید. این کار از بخش تنظیمات سرویس وب توکا انجام میشود.
برای این کار، پس از این که وارد سرویس وب توکا شدید، ابتدا وارد زبانه تنظیمات شده و از منوی سمت راست مطابق شکل زیر، حسابهای کاربری را انتخاب کنید.
در این قسمت میتوانید تنظیماتی روی حساب کاربری توکا انجام دهید. این تنظیمات شامل موارد زیر هستند:
- تنظیم نام برای حساب کاربری
- تنظیم اطلاعات فرستنده برای پیامهایی که ارسال میکنید
- تنظیم اطلاعات نام حساب و ایمیل برای پاسخ به ایمیل
- تنظیم امضا برای حساب کاربری
با وارد کردن اطلاعات مناسب و زدن کلید ذخیره، تمامی این اطلاعات روی حساب کاربری شما اعمال میشوند.
علاوه بر این تنظیمات، شما در این بخش میتوانید:
- حساب ایمیل به سرویس توکا اضافه کنید
- پرسونا یا شخصیت اضافه کنید
- نمایندگی حساب ایمیل خود را به دیگران بدهید
در ادامه نحوه انجام این موارد را با هم مرور میکنیم.
نحوه اضافه کردن حسابهای ایمیل دیگر در توکا
در صورتی که شما در سایر سرویسهای ایمیل، حساب کاربری دارید و مایلید این ایمیلها را هم در توکا دریافت کنید، در صورتی که تنظیمات سرویسدهنده ایمیل اجازه میدهد میتوانید اطلاعات حساب را در توکا اضافه کنید.
برای این کار، مطابق شکل زیر:
1- پس از ورود به سرویس وب توکا به بخش تنظیمات بروید و از منوی سمت راست، وارد حسابهای کاربری شوید. در کادر بالا، روی دکمه افزودن حساب کاربری خارج از دامنه کلیک کنید.
2- یک حساب با عنوان “حساب کاربری خارج از دامنه جدید” در فهرست حسابهای کاربری اضافه میشود. روی این حساب کلیک کنید. تنظیمات این حساب کاربری را میتوانید در کادر پایین ویرایش کنید.
3- پس از این که وارد تنظیمات حساب کاربری شدید، ابن فرم را مطابق تصویر زیر با اطلاعات حساب ایمیل خود پر کنید.
4- برای اطمینان از صحت اطلاعات، پس از وارد کردن اطلاعات روی دکمه تنظیمات آزمایشی کلیک کنید تا توکا ارتباط با سرور ایمیل دیگرتان را بررسی کند. بعد از این که آزمایش اتصال به سرور بررسی شد، مطابق شکل زیر تنظیمات را ذخیره کنید تا حساب کاربری جدید به توکا اضافه شود.
اضافه کردن پرسونا یا شخصیت در توکا
برای اضافه کردن پرسونا یا شخصیت در توکا، به ترتیب زیر عمل کنید:
1- پس از ورود به سرویس وب توکا، وارد زبانه تنظیمات شوید و از منوی راست، حسابهای کاربری را انتخاب کنید.
2- روی دکمه افزودن شخصیت کلیک کنید تا مطابق شکل زیر شخصیت جدید ایجاد شود.
3- اطلاعات مربوط به شخصیت را در کادر پایین وارد کنید. این اطلاعات شامل موارد زیر هستند:
- نام شخصیت
- نام و آدرس فرستنده
- انتخاب نام و آدرس پاسخ با این شخصیت
- انتخاب امضا برای این شخصیت
همچنین شما میتوانید از شخصیتی که ایجاد کردهاید برای پاسخ به ایمیلهایی که به یک حساب معین یا به یک پوشه معین فرستاده شدهاند استفاده کنید.
در پایان تنظیمات، دکمه ذخیره را بزنید تا شخصیت جدید اضافه شود.
همچنین، روش استفاده از قابلیت نمایندگی حساب در بخش آموزش نحوه ارسال ایمیل به نمایندگی از طرف دیگران، ارائه شده است و میتوانید پس از دیدن ویدیو، از این قابلیت توکا بهره ببرید.
