شاید شما هم مثل خیلی‌های دیگر هر روز صبح بعد از روشن کردن کامپیوترتان، عادت چک کردن ایمیل‌هایتان را دارید. بی‌شک با این صحنه روبرو شده‌اید که در ساعات پایانی روز گذشته، چندین ایمیل با موضوع‌های مختلف صفحه‌تان را اشغال کرده است. یکی با موضوع فلسفه شاد زیستن، بعدی مجموعه‌ای از کلیپ‌های خنده‌دار و تعدادی فیلم ضبط شده از عروسی فلان بازیگر که تازه ذکر هم کرده «جان من این را هم ببین!!!» و دیگری هم لیست بلند بالایی از تخفیف برند‌های پوشاک و رستوران‌ها و … .
کافی است شما هم چند نفر دوست «بی‌اخلاق» از این دست داشته باشید تا هر روز صبح برای پیدا کردن ایمیل‌های کاری خود مجبور باشید کلی زمان از دست بدهید.
در دنیای مدرن امروز، با حضور تکنولوژی‌های مختلف اطلاعاتی و ارتباطی، اخلاق چیزی فراتر از دروغ نگفتن وکار خیر کردن است.
بقول دایل کارنیج «چهار روش، فقط چهار روش برای برقراری ارتباط با دنیا وجود دارد و ما بر اساس این چهار روش طبقه‌بندی و ارزش‌گذاری می‌شویم: آنچه که انجام می‌دهیم، آنگونه که دیده می‌شویم، چیزی که بیان می‌کنیم و روشی که آن را بیان می‌کنیم.
دراینجا به 12 نکته که در کار با ایمیل باید به آنها توجه شود اشاره می‌کنیم:
1. عنوان ایمیل را هوشمندانه انتخاب کنید.
2. از بکار بردن کلماتی نظیر فوری، ضروری و … پرهیز کنید.
3. حذف امضای ایمیل برای ایمیل‌های درون سازمان
4. از متن‌های ثابت بعنوان امضای ایمیل‌های ارسالی استفاده نمایید.
5. همیشه برای پاسخ‌دهی به ایمیل‌ها، مراقب استفاده از گزینه‌ی پاسخ به همه (Reply all) باشید.
6. ایمیل‌های عمومی و زنجیره‌ای را ارسال یا فوروارد نکنید.
7. برای ارسال فایل‌های پیوستی، ایمیل را بدون متن و خالی نگذارید.
8. در ایمیل‌های کاری از متن‌های اداری و رسمی استفاده کنید و از بکارگیری کلمات مخفف و علامت‌هایی نظیر !!!، ؟؟! و انواع شکلک‌ها پرهیز نمایید.
9. برای نگارش متن ایمیل، تنها از زبان‌های رسمی استفاده کنید و از استفاده از زبان‌های ساختگی مانند فینگلیش پرهیز نمایید.
10. حتما قبل از ارسال رونوشت از ایمیل‌های دریافتی‌تان، مشخصات فرستنده را پاک نمایید.
11. اگر متنظر پاسخ ایمیل ارسالی‌تان نیستید، بهتر است در بالای متن ایمیل درج کنید «صرفا جهت اطلاع» تا مخاطب شما از نظر اخلاقی احساس نکند مجبور به پاسخگویی به ایمیل شماست.
12. همواره سعی نمایید به ایمیل‌های دریافتی خود حتی ایمیل‌هایی که در آنها با هماهنگی قبلی برایتان اطلاعاتی فرستاده‌اند، پاسخ دهید.
منابع:
http://www.businessinsider.com/email-etiquette-rules-every-professional-…
