در این مقاله قصد داریم سرویس ایمیل سازمانی را معرفی کنیم و مزایای استفاده از ایمیل سازمانی در حوزه تجارت و کسب وکار را همراه هم مرور کنیم. نقش سرویس ایمیل سازمانی به قدری در ارتباطات رسمی پررنگ و موثر است که اکثر شرکت‌ها و سازمان‌های دنیا از آن برای تبادل پیام‌های خود استفاده می‌کنند. اما با وجود سرویس‌های ایمیل رایگانی که وجود دارد، چرا باید برای سرویس ایمیل سازمانی هرینه پرداخت؟ پاسخ این سوال را در این مقاله خواهید دید.
ایمیل سازمانی چیست؟
سرویس ایمیل سازمانی، در واقع یک سرویس ایمیل است که روی دامنه یک سازمان یا شرکت تعریف می‌شود. مدیریت کاربران در سرویس ایمیل سازمانی توسط مدیران سازمان انجام می‌شود و در نتیجه هیچ کسی نمی‌تواند بدون تایید مدیران سازمان در این سرویس یک حساب ایمیل داشته باشد.
یکی دیگر از ویژگی‌های ایمیل سازمانی این است که سازمان‌ها یا شرکت‌ها می‌توانند از روش‌های مختلفی سرویس ایمیل خود را راه‌اندازی کنند. در نتیجه می‌توانند در انتخاب نرم‌افزار و سخت‌افزار و کلیه موارد مورد نیاز سرویس ایمیل، تمامی سیاست‌ها ملاحظات سازمان خود را در نظر بگیرند.
مزایای ایمیل سازمانی
استفاده از ایمیل سازمانی به طور کلان روی ارتباطات و همچنین روی سایر جنبه‌های یک شرکت یا سازمان اثر می‌گذارد. برخی از مهمترین مزیت‌های استفاده از ایمیل سازمانی را میتوانیم در موارد زیر ببینیم:
معرفی برند و کسب کار شما با ایمیل سازمانی
یکی از ویژگی‌های ایمیل سازمانی این است که این سرویس روی دامنه اختصاصی متعلق به مشتریان راه اندازی می‌شود. در نتیجه، زمانی که شما آدرس ایمیلی مشابه name@your-business.com داشته باشید، عملا دامنه خودتان را به مخاطب معرفی کرده‌اید.
مدیریت کاربران ایمیل و اعمال محدودیت‌ها سیاست‌ها برای ایمیل سازمانی
در سرویس ایمیل سازمانی شما صاحب سرویس ایمیل هستید و تمامی کاربران این سرویس با تائید شما امکان دسترسی به سرویس ایمیل سازمانی را دارند. همچنین شما می‌توانید بسته به مسئولیت افراد در سازمان، ویژگی‌هایی مثل محدودیت حجم، تعداد ارسال پیام در روز و … را به سادگی مدیریت کنید. شما می‌توانید برای سرویس ایمیل سازمانی خود محدودیت‌هایی نظیر مسدود کردن آی-پی سرورهای ارسال اسپم و انتخاب محل نصب و راه‌اندازی سرویس‌ها را داشته باشید.
ماندگاری همه اطلاعات در سازمان شما
یکی از مواردی که در ایمیل‌های رایگان یا ابزارهایی نظیر پیام‌رسان‌ها وجود دارد این است که با خروج افراد از سازمان، کلیه مکاتبات و کارهایی که در تاریخچه فعالیت آنها وجود دارد، از سازمان شما خارج شده و دیگر به آن دسترسی نخواهید داشت. اما در سرویس‌های ایمیل سازمانی، ابزارهایی وجود دارند که شما می‌توانید حتی در صورت حذف پیم توسط کارمندان، همچنان به تمامی پیام‌های رد و بدل شده دسترسی داشته باشید.
برخورداری از ابزارهای ارتباطی دیگر در سرویس ایمیل سازمانی
اغلب سرویس‌های ایمیل رایگان خدمات حرفه‌ای و کامل‌تر خود را در سرویس‌های رایگان حذف می‌کنند و تنها با پرداخت هزینه این ابزارهای تکمیلی را به مشتریان خود عرضه می‌کنند. این ابرازها می‌توانند نقش بسیار پررنگی در بهبود و تسهیل انجام کارها و هماهنگی بین کارمندان و کارکنان شما ایجاد کند. برخی از مهمترین این ابزارها عبارتند از:
تقویم سازمانی
مدیریت منابع و تجهیزات
مدیریت کارها
مدیریت فایل‌ها و مستندات
دسترسی به ابزارهای ارتباطی نظیر چت و ویدیو کنفرانس در بستر ایمیل سازمانی
و….
نمونه ایمیل سازمانی
داشتن ایمیل سازمانی در موفقیت کسب‌و‌کار بی‌تاثیر نیست و بهتر است راه‌اندازی آن جزو اولویت‌های سازمان باشد. همانطور که در بالا اشاره کردیم ایمیل سازمانی ایمیلی است که در آن از نام دامنه شرکت یا سازمان شما استفاده می‌شود و تمامی دامنه‌های ایمیل سازمانی تحت مالکیت یک شخص یا یک شرکت هستند. توصیه می‌شود هنگام انتخاب یک آدرس ایمیل سازمانی از نام دقیق خود یا نام شرکت استفاده کنید. به عنوان مثال اگر دامنه سازمان شما company.com باشد ساختار ایمیل سازمانی بخش پشتیانی بصورت support@company.com خواهد بود.
ایمیل سازمانی رایگان چیست
ممکن است بسیاری از تازه واردان به دنیای کسب و کار برای کم کردن هزینه‌های اولیه راه‌اندازی شرکت خود تمایل به استفاده از ایمیل سازمانی رایگان داشته باشند. زیرا در اکثر کسب وکارها و خدمات وارد دنیای اینترنت شده‌اند و ابزار ایمیل برای تبادل پیام‌های رسمی و سازمانی بسیار متداول است.
امروزه بیش از 80 درصد ارتباطات بین شرکت‌ها از طریق ایمیل سازمانی یا “رایانامه” انجام می‌شود و اخیرا با ظهور ابزارها و فناوری‌های جدید ارتباطی از قبیل گوشی موبایل، تبلت‌ها، و ساعت‌های هوشمند، اینگونه ارتباط ایمیلی در حال افزایش است. با توجه به حجم بالای پیام‌های کاری که هر فرد در طول روز ارسال و دریافت می‌کند، برخورداری از سامانه ایمیل کارآمد، یک دارایی حیاتی برای موفقیت در کسب و کار محسوب می‌شود. درکنار هدف اصلی در انتقال پیام، خدماتی جانبی دیگری نظیر امکان زمانبندی، اشتراک منابع و مستندات، مدیریت مخاطبان، استفاده از فضاهای ذخیره‌سازی و مدیریت وظایف از جمله خدمات جانبی است که برای پیشبرد اهداف کسب و کار بسیار ضروری است.
هزینه واقعی ایمیل سازمانی رایگان برای کسب و کارهای نوپا
استفاده از ایمیل سازمانی رایگان برای شرکت کوچکی که در حال جا انداختن خود در بازار کسب و کار هستند، شاید در ابتدا گزینه فوق‌العاده و یک راهکار ایده‌آل به نظر برسد؛ چرا که “خدمات رایگان”، “ثبت نام آسان” و “عملکرد و بهره‌برداری آسان” را به همراه دارد.
ولی به مرور و با گسترش شرکت‌ها، خود آنها معمولا به این نتیجه می‌رسند که ایمیل سازمانی رایگان مشکلات و هزینه‌های قابل توجهی را برای کسب و کارشان به همراه دارد.
سرویس ایمیل رایگان به دلیل ارائه امکانات اندک، مشکلات امنیتی و برخی محدودیت‌ها و عدم پاسخگویی و پشتیبانی درست، می‌تواند هزینه‌های سنگینی برای عملکرد اجرایی کسب و کارهای کوچک ایجاد کند و این مسئله تنها یکی از چند اشکال استفاده از این ایمیل سازمانی رایگان در کسب و کار است.
بی اعتبار شدن برند و نام تجاری با آدرس ایمیل سازمانی رایگان
ثبت و استفاده از نام و آدرس تجاری یک سازمان باعث خواهد شد که آن سازمان به سرعت و راحتی قابل شناسایی بوده و در ذهن مشتریان قرار گیرد. به عنوان مثال اگر فردی به نام علی علوی مدیرکل اجرایی در شرکتی به نام آریس باشد، بهتر است که ارتباطات خود را از طریق آدرس ایمیل رسمی ali.alavi@arissystem.com برقرار کند تا اینکه آدرسی همچون ali.alavi1980@gmail.com را مورد استفاده قرار دهد.
استفاده از نام تجاری شرکت، منجر به ایجاد آگاهی و از همه مهم‌تر اعتمادسازی در حیطه فعالیت کاری فرد شده و تصویری جامع از آن شرکت به عنوان سازمانی حرفه‌ای و آماده انجام کار ارائه خواهد کرد. در صورت نداشتن نام و آدرس ایمیل اختصاصی، شرکت‌های کوچک و در حال رشد خود را در معرض این خطر قرار می‌دهند که چندان حرفه‌ای به نظر نیایند و به طور جدی مورد توجه قرار نگیرند.
محدودیت دسترسی برای ایمیل سازمانی رایگان
این امکان وجود دارد که دسترسی به بسیاری از اطلاعات مهم و ضروری در حوزه کسب و کار از قبیل مطالعات پژوهشی جدید یا همایش‌ها، برای آدرس‌های ایمیل رایگان فراهم نباشد. زیرا بسیاری از سایت‌های معتبر اجازه دانلود محتوای خود را به آدرس‌های ایمیل رایگان نمی‌دهند.
امکان اسپم شدن پیام از سرویس ایمیل رایگان
از آنجایی که تعداد نسبتا زیادی از پیام‌های Spam با استفاده از آدرس‌های ایمیل رایگان ارسال می‌شوند، شرکت‌های بزرگ و سازمان‌ها ممکن است پیام‌های ارسالی از آدرس‌های رایگان را به عنوان هرزنامه در نظر گرفته و به صورت خودکار از پیام‌های دریافتی کارمندان خود خارج کنند. به همین دلیل شاید ایمیل‌هایی که از طریق آدرس‌های رایگان برای مشتریان بالقوه فرستاده شود، به عنوان پیام هرزنامه دسته‌بندی شده و اصلا خوانده نشود.
عدم حضور ابزارهای کافی در ایمیل سازمانی رایگان
شرکت‌هایی که خدمات ایمیل رایگان ارائه می‌کنند، معمولا به دلیل تعداد بالای کاربران امکان ارائه برخی از خدمات جانبی سرویس ایمیل را ندارند. این درحالی است که امروزه برخی از قابلیت‌های جانبی خدمات ایمیل مانند تقویم کاری، مدیریت وظایف؛ فضا برای ذخیره مستندات و فایل‌ها یا مواردی از این دست، تبدیل به ابزارهای اصلی مورد نیاز هر کسب و کاری تبدیل شده‌اند که درایمیل‌های رایگان به طور کامل در دسترس نیستند.
عدم تضمین دسترس پذیری
استفاده از ایمیل به عنوان ابزاری جهت اشتراک مستندات، اطلاعیه‌ها، متن‌ها و پیوست‌ها باعث شده است که حجم پیام‌ها و زمان انتظار برای ارسال شدن و دریافت یک ایمیل بیشتر شود.
به همین دلیل گاهی سرورهای ایمیل سازمانی رایگان که روی هاست خود سازمان عرضه شده است، به دلیل تعداد زیاد کاربر، بیش از حد ظرفیت خود بارگذاری شده و از سرویس خارج می‌شوند. بر اساس بررسی موسسه Osterman، سرویس‌های ایمیل سازمانی رایگان که تحت هاست سازمان عرضه شده‌اند، در هر ماه در حدود ۵۳ دقیقه به صورت ناخواسته و بدون امکان برنامه‌ریزی از کار می‌افتند. حال آنکه در سامانه‌های ایمیل سازمانی حرفه‌ای؛ زمان در دسترس بودن سرویس به طور معمول در حد ۹۹.۹% ضمانت می‌شود. به همین دلیل است که دسترس پذیری سرویس ایمیل یکی از مهمترین ویژگی‌های یک سرویس خوب و کارآمد به حساب می‌آید و موجب ارتقا و افزایش کارایی در ارتباطات خواهد بود.
محدودیت در به اشتراک‌گذاری اطلاعات
امکان اشتراک‌گذاری منابع، زمان‌بندی‌ها و تنظیم قراملاقات‌های مشترک، تقویم‌ها، تقسیم کار و امکان مدیریت کارهای گروهی یکی از “باید”های کسب کار امروز، خصوصا در حوزه کارهای گروهی است.
برای کارمندان و مدیرانی که مدام در حال سفرهای کاری هستند، امکان دسترسی فوری به ایمیل و سایر اطلاعات اداری به یک ضرورت حرفه‌ای تبدیل شده‌است. امکان زمانبندی قرارهای ملاقات اداری، دریافت یک یادآوری جهت پیگیری کارها، امکان زمانبندی و هماهنگی امور اداری، و جمع‌آوری و حفظ سوابق کارهای انجام شده از مواردی هستند که یک ایمیل را به یک امکان ویژه تبدیل کردند.
محدودیت دسترسی از طریق ابزارهای همراه
دسترسی به ایمیل از طریق تلفن‌های هوشمند به طور بی‌سابقه‌ای در حال افزایش است و بیشتر کارمندان و مدیران در شرکت‌ها برای صرفه‌جویی در زمان، در ساعات غیر اداری و حتی در حال حرکت هم ایمیل‌های خود را چک می‌کنند. حذف محدودیت‌های دسترسی به ایمیل از هرجا، در هر زمان و با هر وسیله‌ای، به صاحبان کسب و کار نوپا، چابکی بیشتری در برقراری ارتباط و یافتن مشتریان بالقوه در هر جا (مثلا در یک میهمانی دوستانه) می‌کند.
به عنوان مثال تصور کنید به عنوان مدیر یک شرکت نوپا در یک همایش مهم کاری با حضور افراد برجسته از سازمان‌های بزرگ و مهم شرکت کرده‌اید وموفق شده‌اید در خصوص کسب و کارتان سر صحبت با چند نفر از کسانی که می‌توانند در آینده مشتری شما باشند را باز کنید. اگر بتوانید همانجا، با تبادل ایمیل و مشخص کردن یک زمان برای جلسه حضوری، ایمیل دعوت به جلسه را برای او بفرستید قطعا چند گام از رقیبان خود جلوتر خواهید بود. غیر از چند سرویس ایمیل رایگان معروف، بسیاری از شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل رایگان، اپلیکیشن یا راهکار مناسبی برای اتصال از طریق ابرازهای همراه ندارند و گاهی بر اثر تغییر تنظیمات، دسترسی کاربران با ابزارهای همراه به این ایمیل‌ها قطع شده یا از کار می‌افتد.
عدم پشتیبانی اختصاصی در سرویس ایمیل سازمانی رایگان
همانطور که در بحث دسرتس‌پذیری ایمیل‌های رایگان گفته شد، شرکت‌های ارائه دهده خدمات ایمیل رایگان، حتی شرکت‌های بزرگ و معتبری مانند گوگل و یاهو، به دلیل این که هیچ هزینه‌ای بابت خدمات خود دریافت نمی‌کنند، هیچ ضمانتی در قبال دسترس‌پذیری، مراقبت و نگهداری از ایمیل‌ها و پشتیبانی از خدمات ارائه شده ندارند.
به عبارت بهتر؛ در صورت بروز هر مشکلی برای سرویس‌های ایمیل مشتری یا هر خطری که امنیت حساب‌های ایمیل کاربران آنها را تهدید کند؛ آنها هیچ مسئولیتی در قبال کسب و کار شما و خسارت‌های احتمالی وارد بر آن ندارند و تنها راه ارتباطی با پشتیبانی آنها ارسال ایمیل یا یک تماس تلفنی با سیستم پیام‌گیر خودکار است. از طرفی، این شرکت‌ها می‌توانند در قبال خدمات رایگانی که ارائه می‌دهند، بنا به مصالح کسب و کار خود و بدون اطلاع کاربران، به اطلاعات آنها و محتویات پیام‌های آنها دسترسی پیدا کرده و استفاده‌های مختلفی برای مصارف آماری، تبلیغاتی و سایر مواردی از این دست نمایند. پشتیبانی و بازیابی ایمیل‌های رایگان اگر ناممکن نباشد، قطعا هزینه‌های بسیار زیادی به شرکت‌های کوچک تحمیل خواهد کرد.
درحالیکه، یکی از امکانات اساسی که شرکت‌های ارائه دهنده ایمیل اختصاصی به مشتریان خود عرضه می‌کنند؛ پشتیبانی فنی و همه جانبه از سرویس ایمیل آنهاست. این خدمات بطور پیوسته در ۲۴ ساعت شبانه روز و برای تمام ۳۶۵ روز سال، به مالکان شرکت‌ها و کارمندان آنها این امکان را می‌دهد که فارغ از دغدغه‌های فنی، با آسودگی خیال بر روی فعالیت‌های اصلی خود متمرکز شوند. شرکت‌های ارائه دهنده خدمات ایمیل در ازای هزینه‌ای که دریافت می‌کنند، تعهد بیشتر و همچنین انگیزه‌های مالی بیشتری برای مراقبت از پیام‌های شما دارند، که این مسئله در سرویس ایمیل رایگان اساساً وجود ندارد.
عدم محافظت از اطلاعات مشتری در ایمیل رایگان
دریافت خدمات رایگان، آنچنان که اول به نظر می‌رسد چندان هم رایگان نیست، زیرا شرکتی که این خدمات را ارائه می‌کند در ازای این سرمایه‌گذاری، قطعا به دنبال کسب درآمد است. به عنوان مثال، پیام‌های دریافتی ایمیل‌های رایگان معمولا با ایمیل‌های تبلیغاتی پر شده و یا اطلاعات و مشخصات کاربران را در ازای دریافت مبالغی در اختیار خریداران مختلف قرار می‌گیرد. این امر می‌تواند موجب افزایش احتمال افشای اطلاعات مربوط به یک شرکت و اهداف و برنامه‌های مالی شرکت یا شرکای آن شود.
نحوه استفاده از ایمیل سازمانی
استفاده از ایمیل به عنوان ابزار ارتباطی رسمی و معتبر، راهکارهایی داردکه لازم است کارکنان سازمان‌ها از آن مطلع باشند. این راهکارها در جهت حفظ رسمیت ایمیل سازمانی است و منجر به حفظ سوابق مراودات کاری سازمان و امکان استنداد رسمی و قانونی به این پیام‌ها را فراهم می‌کند. به همین دلیل است که نحوه استفاده از ایمیل سازمانی و آموزش آن به همه کارکنان سازمانی اهمیت فراوانی دارد. در ادامه این بخش، با هم به موارد مهم در خصوص نحوه استفاده از ایمیل سازمانی خواهیم پرداخت:
- از ایمیل سازمانی فقط و فقط برای ارسال و دریافت پیام‌های رسمی و سازمانی استفاده شود.
- حساب‌های ایمیل متعارف سازمانی (نظیر ایمیل Info، ایمیل Support، ایمیل Sales، ایمیل Contactو …) برای ارتباط متعارف با مخاطبان ایجاد شود.
- ایمیل‌های رسمی یا محرمانه که در ایمیل سازمانی دریافت شده است به ایمیل‌های رایگان و پیام‌رسان‌ها ارسال نشوند.
- ایمیل‌های ارسال شده و دریافت شده از ایمیل سازمانی قابلیت پیگیری حقوقی دارند، بنابراین باید در ارسال و دریافت آنها به این مورد توجه شود.
- امنیت ایمیل سازمانی و حملات متداول مانند فیشینگ، ایمیل‌های جعلی از طرف مدیران و لینک‌ها و پیوست‌های مخرب به همه کارکنان آموزش داده شود.
- سیاست‌هایی برای انتخاب گذرواژه‌های پیچیده برای ایمیل سازمانی و درخواست تغییر آن به صورت منظم توسط سازمان برنامه‌ریزی شود.
- مسئولیت ایمیل‌های سازمانی به کاربران توضیح داده شود تا گذرواژه و حساب کاربری خود را در اختیار دیگران نگذارند.
ساخت ایمیل سازمانی
ساخت ایمیل سازمانی برای یک سازمان معمولا نیازمند در نظر گرفتن سیاست‌های کلان آن سازمان است. البته این مسئله در مورد همه سرویس‌های آن سازمان صدق می‌کند. این سیاست‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند که بتوانند بسیاری از نیازمندی‌های کلان خود را روی همه سرویس‌ها و ابزارهای مورد استفاده در سازمان اعمال کنند. به عنوان مثال، لزوم پشتیبانی از استانداردهای روز دنیا، امکان مدیریت و نظارت توسط سازمان و امکان کنترل دسترسی به اطلاعات و اطمینان از امنیت سرویس، برخی از این سیاست‌های کلان سازمانی هستند.
مواردی از این دست معمولا در تمام سازمان‌های بزرگ مواردی به عنوان استانداردها و ساز وکارهای مورد قبول تدوین شده است که در زمان ساخت سرویس ایمیل هم باید از آنها تبعیت کرد. در ساخت ایمیل سازمانی مواردی چون امکان دسترسی به همه اطلاعات، رعایت استانداردهای امنیتی، استفاده از نرم‌افزارهای امن و داخلی، و عدم استفاده از ایمیل‌های شخصی یا ایمیل‌های رایگان برخی از این استانداردها هستند.
سازمان‌های بزرگ ترجیح می‌دهند تمامی ابزارها و نرم‌افزارهای مورد استفاده خود را روی زیرساخت و سرورهای خود نصب و راه‌اندازی کنند تا بتوانند به طور کامل روی سرویس‌ها مدیریت و نظارت داشته باشند. برای همین معمولا برای ساخت ایمیل سازمانی، سازمان‌ها از روش راه‌اندازی ایمیل به صورت On-premise یا نصب در محل سازمان استفاده می‌کنند و پس از انتخاب سرویس ایمیل مناسب، آن را روی زیرساخت‌های خود سازمان نصب و راه‌اندازی می‌کنند.
درست است که هزینه ساخت ایمیل سازمانی با این روش کمی بالاتر از روش‌های دیگر (مثل استفاده از ایمیل ابری یا هاست ایمیل) است، اما در عوض، مدیریت و کنترل کاملی روی سرویس ایمیل در اختیار سازمان قرار می‌دهد. البته باید این نکته را هم در نظر گرفت که ساخت ایمیل سازمانی با این روش مسئولیت نصب و راه‌اندازی و نگهداری و راهبری را به همراه دارد و سازمان نیاز به نیروهای با تجربه و توانمندی دارد که بتوانند از عهده این مسئولیت‌ها بر بیایند.
البته شرکت‌های زیادی هستند که امروزه با ارائه سرویس ایمیل به صورت یک سرویس مدیریت شده، مسئولیت راه‌اندازی و نگهداری و راهبری سرویس ایمیل یک سازمان را برعهده می‌گیرند. به عنوان مثال سرویس ایمیل سازمانی توکا، یک سرویس ایمیل است که روی زیرساخت یک سازمان نصب شده و به همراه خدمات راهبری و پشتیبانی ارائه می‌شود.
