در سازمان‌های متوسط و بزرگ، واحد “پشتیبانیIT” مسئول پاسخگویی و رفع مشکلات کاربران در تعامل با سامانه‌ها و به عبارت بهتر “مدیریت حساب”ها است. زمانی که کاربران درخواست دسترسی به یک سامانه یا سیستم دارند، درخواست آنها پس از اخذ تائید مدیریتی، باید توسط واحد IT تامین گردد. همچنین کلیه تغییراتی مانند ویرایش اطلاعات پروفایل، تغییر و بازیابی گذرواژه، تغییر دسترسی و تمام فعالیت‌هایی از این دست به عهده واحد پشتیبانی IT است.
در شرایطی که با تعداد زیادی کاربر و چندین سامانه سر و کار داشته باشیم، حجم درخواست‌های مدیریت حساب افزایش خواهد یافت و در نتیجه این فرایندها نیاز به تخصیص زمان و هزینه قابل توجهی خواهند داشت. براساس نتایج تحقیقات موسسه گارتنر، هر تماسی که از طرف کاربران با واحد IT سازمان برای تغییر گذرواژه گرفته می‌شود بطور متوسط هزینه‌ای معادل 50 دلار برای سازمان خواهد داشت.
در شرکت‌هایی که تعداد کاربران آنها زیاد باشد، این رقم می‌تواند سالیانه هزینه بسیار زیادی را به آنها تحمیل کند. از این رو سازمان‌های بسیاری تصمیم گرفتند خدمات سلف سرویس (Self Service) را در حیطه مدیریت کاربران به عنوان یک قابلیت کاربردی ارائه نمایند.
راهکار Self Service
امروزه بسیاری از سازمان‌ها با هدف کاهش بار کاری واحد پشتیبانی IT و بهبود کارایی کارکنان و سرعت بخشیدن به فرایندهای مدیریت حساب، بخشی از این فرایندها نظیر تغییر گذرواژه، ویرایش اطلاعات کاربری، مدیریت گروه‌ها و … را در قالب سرویس‌های مدیریت شخصی یا Self Service ارائه می‌کنند.
با ارائه خدمات مدیریت شخصی حساب، کاربر قادر خواهد بود همه یا بخشی از فرایندهای زیر را بدون مراجعه به واحد IT انجام دهد:
-مدیریت پروفایل خود
– تغییر گذرواژه و رفع مسدودی حساب کاربری زمانی که مسدود شده باشد
– ایجاد و تائید درخواست
– امکان جستجو میان کاربران و ساختار سازمانی
– تعریف پرسش و پاسخ‌های امنیتی
. این خدمات بیش از هر چیز روی زمان کاری اثر خود را نشان میدهد و با کاهش بار کاری واحد IT سازمان، به دلیل افزایش سرعت عمل در بازیابی گذرواژه و تغییرات حساب کاربری، بهبود کارایی کاکنان را هم دنبال خواهد داشت.
لازم به ذکر است که استفاده از این راهکار منوط به رعایت نکاتی است که در مقاله ایمن‌سازی خدمات Self Seice به آن پرداخته شده است.
خدمات Self Service در سیستم‌های مدیریت هویت و دسترسی
یکی از قابلیت‌های سیستم‌های مدیریت هویت و دسترسی، سازگار بودن آن با ارائه خدمات Self Service به کاربران است. بدین ترتیب، زمانی که یک سازمان برای مدیریت حساب کاربران و کنترل آنها مجهز به سیستم IAM یا سیستم‌های ورود یکپارچه (SSO) است، می‌تواند در کنار تجمیع تمام حساب‌های کاربر در یک حساب، امکان مدیریت شخصی حساب را ارائه نماید. برای اطلاعات بیشتر می‌توانید قابلیت‌ها و ماژول‌های سیستم مدیریت هویت و دسترسی را مطالعه کنید.
