ارتباط از طریق ایمیل، یک ارتباط غیر بر خط است. یعنی، زمانی که فرستنده یک ایمیل ارسال می‌کند، دریافت کننده پیام تا زمانی که وارد سرویس ایمیل خود نشده باشد، از دریافت آن بی اطلاع می‌ماند.
البته با وجود ابزارهای دسترسی به ایمیل روی تلفن‌های هوشمند و اپلیکیشن‌های کاربردی سرویس ایمیل، اکثر کاربران به محض دریافت ایمیل جدید، یک اطلاع‌رسانی یا notification روی تلفن همراه خود دریافت می‌کنند. اما همچنان شما نمی‌توانید به عنوان فرستنده پیام، از این که پیام شما دریافت شده یا خوانده شده است، اطمینان حاصل کنید.
تصور کنید اگر بتوانید بعد از این که ایمیلی را فرستادید، به طریقی متوجه شوید که مخاطبتان ایمیل شما را دریافت کرده و آنرا خوانده است، چه تاثیر مثبتی بر ادامه تعامل شما خواهد گذاشت. اطمینان از رسیدن پیام به مقصد و خوانده شدن آن توسط مخاطب به شما کمک می‌کند ارتباط را بهتر مدیریت کرده و پیش ببرید.
تعریف رسید خوانده شدن پیام
یکی از راهکارهایی که برای اطمینان از دریافت شدن پیام و خوانده شدن آن استفاده می‌شود، قابلیتی به نام رسید خوانده شدن پیام است. در این راهکار، شما به همراه پیام خود، یک درخواست رسید هم ارسال می‌کنید. زمانی که ایمیل شما به دست دریافت کننده برسد و ایمیل را باز کند، پیش از خواندن ایمیل، درخواست رسید به وی نشان داده می‌شود و از او درخواست می‌شود که دریافت پیام را تائید کند. بدین ترتیب با تائید رسید دریافت پیام توسط دریافت کننده، این رسید به صورت یک ایمیل برای شما ارسال می‌شود.
فعال‌سازی رسید خوانده شدن پیام در توکا
در سرویس وب توکا دو روش برای این کار وجود دارد. در ادامه این قسمت هر دو روش را با هم مرور می‌کنیم.
درخواست رسید خوانده شدن روی همه پیام‌ها
برای این که روی تمام پیام‌هایی که ارسال می‌کنید، یک درخواست رسید خوانده شدن هم ارسال شود؛ باید این کار را در تنظیمات سرویس وب توکا انجام دهید. ابتدا وارد سرویس حساب کاربری توکا شوید و پس از ورود به حساب توکای خود وارد زبانه تنظیمات شوید.
در زبانه تنظیمات وارد قسمت رایانامه شوید و در تنظیمات رایانامه و در اواسط صفحه، قسمت “تنظیمات نوشتن” را مطابق شکل زیر پیدا کنید.
با انتخاب “درخواست همیشگی برای رسید خوانده شده” از این به بعد پیام‌های شما به صورت پیش‌فرض به گونه‌ای ارسال می‌گردد که رسید خوانده شدن پیام به طور خودکار به ازای هر ایمیل ارسال می‌گردد.
توجه داشته باشید پس از این که گزینه “درخواست همیشگی رسید خوانده شده” را علامت زدید، تغییرات را ذخیره کنید تا از این به بعد به همراه همه ایمیل‌های ارسالی شما یک رسید هم برای مخاطب ارسال شود.
درخواست رسید خوانده شدن موردی
درست است که درخواست رسید برای خوانده شدن پیام، در فرایند تعامل و اطمینان از دیده شدن پیام‌ها نقش بسیار موثری دارد، اما باید به این نکته هم توجه داشت که در صورتی که حجم پیام‌هایی که در طول روز برای همکاران خود می‌فرستید، زیاد باشد؛ امکان دارد که برای دریافت کنندگان پیام آزار دهنده شود.
به همین دلیل، توکا این امکان را فراهم کرده است که شما به صورت موردی بتوانید برای یک ایمیل خاص، درخواست رسید خوانده شدن را تنظیم کنید.
برای این کار، باید زمان نوشتن پیام ایمیل در صفحه ایجاد پیام جدید، در نوار ابزار کنش‌ها، قسمت “گزینه‌ها” را انتخاب کنید.
در این قسمت همانطور که در شکل بالا نشان داده شده است، امکان انتخاب “درخواست رسید خوانده شدن” فراهم شده است. با انتخاب این گزینه، زمانی که ارسال را بزنید به همراه ایمیلتان یک درخواست رسید هم به همراه پیام ارسال می‌شود.
مشاهده نمونه درخواست رسید در توکا
زمانی که ایمیلی به همراه درخواست برای دریافت کننده ارسال می‌شود، درخواست کننده پیام با ورود به صفحه پیام خود، با درخواستی مطابق شکل زیر روبرو می‌شود.
با انتخاب بله توسط دریافت کننده پیام، یک پیام ایمیل استاندارد برای شما فرستاده می‌شود که به معنای رسید دریافت ایمیل است.
البته دریافت رسید ایمیل به این معنی نیست که پیام شما به طور کامل مشاهده و خوانده شده است، بلکه تنها این تضمین را می‌دهد که پیام توسط دریافت‌کننده دیده شده و باز شده است.
