ارتباط از طریق ایمیل، یک ارتباط غیر بر خط است. یعنی، زمانی که ایمیلی ارسال میکنید، نمیدانید چه زمانی دریافتکننده پیام، ایمیل شما را خواهد دید. حتی با وجود این که احتمالا ایمیل شما در عرض چند ثانیه وارد صندوق پیامهای دریافتی مخاطبتان شده باشد.
درست است که در بسیاری از ابزارها، به محض دریافت ایمیل جدید، یک پیام اطلاعرسانی یا notification به مخاطب نمایش داده میشود، اما همچنان شما به عنوان فرستنده پیام، متوجه نمیشوید که ایمیل شما باز شده است یا خیر.
در مواردی که استاد مهم یا پیامهای حیاتی ارسال و دریافت میشود، اطلاع از این که ایمیل به مقصد رسیده و باز شده است، اهمیت بسیار زیادی پیدا میکند.
تصور کنید اگر بتوانید بعد از این که ایمیلی را فرستادید، به طریقی متوجه شوید که مخاطبتان ایمیل شما را باز کرده است، چه تاثیر مثبتی بر ادامه تعامل شما خواهد گذاشت. اطمینان از رسیدن پیام به مقصد و دیده شدن آن توسط مخاطب به شما کمک میکند ارتباط را بهتر مدیریت کرده و پیش ببرید.
تعریف رسید خوانده شدن پیام
یکی از راهکارهایی که برای اطمینان از دریافت و باز شدن ایمیل توسط دریافت کننده استفاده میشود، راهکاری به نام رسید خوانده شدن پیام است. در این راهکار، شما به همراه پیام خود، یک درخواست رسید هم ارسال میکنید.
زمانی که ایمیل شما به دست دریافت کننده برسد و ایمیل را باز کند، پیش از خواندن ایمیل، درخواست ارسال رسید به وی نشان داده میشود و از او درخواست میشود که دریافت پیام را تایید کند. بدین ترتیب با تایید رسید دریافت پیام توسط دریافت کننده، این رسید به صورت یک ایمیل برای شما ارسال میشود.
فعالسازی رسید خوانده شدن پیام در توکا
در سرویس وب توکا دو روش برای این کار وجود دارد. در ادامه این قسمت هر دو روش را با هم مرور میکنیم.
درخواست رسید خوانده شدن روی همه پیامها
برای این که روی تمام پیامهایی که ارسال میکنید، یک درخواست رسید خوانده شدن هم ارسال شود؛ باید این کار را در تنظیمات سرویس وب توکا انجام دهید. ابتدا وارد سرویس حساب کاربری توکا شوید و پس از ورود به حساب توکای خود وارد زبانه تنظیمات شوید.
در زبانه تنظیمات وارد قسمت رایانامه شوید و در تنظیمات رایانامه و در اواسط صفحه، قسمت “تنظیمات نوشتن” را مطابق شکل زیر پیدا کنید.
با انتخاب “درخواست همیشگی برای رسید خوانده شده” از این به بعد تمام پیامهایی که میفرستید به صورت پیشفرض همراه با یک درخواست رسید خوانده شدن ارسال میشوند.
توجه داشته باشید پس از این که گزینه “درخواست همیشگی رسید خوانده شده” را علامت زدید، تغییرات را ذخیره کنید.
درخواست رسید خوانده شدن موردی
درست است که درخواست رسید برای خوانده شدن پیام، در فرایند تعامل و اطمینان از دیده شدن پیامها نقش بسیار موثری دارد، اما باید به این نکته هم توجه داشت که در صورتی که حجم پیامهایی که در طول روز برای همکاران خود میفرستید، زیاد باشد؛ امکان دارد که درخواست رسید، برای دریافت کنندگان پیام آزاردهنده شود.
به همین دلیل، توکا این امکان را فراهم کرده است که شما به صورت موردی بتوانید برای یک ایمیل خاص، درخواست رسید خوانده شدن را تنظیم کنید.
برای این کار، باید زمان نوشتن پیام ایمیل در صفحه ایجاد پیام جدید، در نوار ابزار کنشها، قسمت “گزینهها” را انتخاب کنید.
در این قسمت امکان انتخاب “درخواست رسید خوانده شدن” فراهم شده است. با انتخاب این گزینه، زمانی که ایمیل را میفرستید، یک درخواست رسید هم به همراه پیام ارسال میشود.
مشاهده نمونه درخواست رسید در توکا
زمانی که ایمیلی به همراه درخواست برای دریافت کننده ارسال میشود، دریافت کننده پیام با ورود به صفحه پیام خود، با درخواستی مطابق شکل زیر روبرو میشود.
با انتخاب بله توسط دریافت کننده پیام، یک پیام ایمیل استاندارد برای شما فرستاده میشود که به معنای رسید دریافت ایمیل است.
البته دریافت رسید ایمیل به این معنی نیست که پیام شما به طور کامل مشاهده و خوانده شده است، بلکه تنها این تضمین را میدهد که پیام توسط دریافتکننده دیده شده و باز شده است.
