آموزش ارسال خودکار رونوشت از پیام‌های دریافتی در توکا
با دیگران به اشتراک بگذارید:
استفاده از سرویس ایمیل در شرکت‌ها و سازمان‌ها معمولا با نیازمندی‌های متفاوتی همراه است. در برخی از فرایندهای سازمانی نیاز است که کاربران بتوانند به صورت خودکار و بدون ورورد به حساب ایمیل، روی ایمیل‌های ورودی خود کنش‌هایی را بصورت اتوماتیک انجام دهند.
یکی از این فرایندهای کاربردی، امکان ارسال یک نسخه از ایمیل دریافت شده توسط یک آدرس به یک یا چند آدرس دیگر است، بدون این که نیاز باشد وارد حساب ایمیل اول شوید.
کاربرد ارسال یک نسخه از پیام دریافتی بصورت خودکار
برای این که قابلیت ارسال خودکار رونوشت یا یک نسخه از پیام را بهتر شرح دهیم؛ سناریوی زیر را در نظر بگیرید:
شما در سرویس ایمیل شرکتی یا سازمانی خود ممکن است چندین حساب کاربری ایجاد کنید که در اختیار یک شخص خاص نباشند. حساب‌های متعارفی نظیر Info، sales، Support یا حساب ایمیل مسئول دفتر مدیران سازمان که ممکن است در بازه‌های زمانی مختلف در اختیار کاربران مختلفی باشد، از این دست آدرس‌های ایمیل هستند. این حساب‌ها عملا به شخص خاصی تعلق ندارند و به یک سمت یا یک مسئولیت تعلق دارند.
اگر کارکنان سازمان بتوانند بدون نیاز به ورود به صندوق ایمیل این آدرس‌ها، ایمیل‌های دریافت شده در این صندوق‌های پیام را مشاهده کنند، می‌توانند با سرعت بهتری پاسخگوی درخواست‌ها باشند. این مسئله کمک زیادی به مدیریت پیام‌ها و سرعت پاسخگویی شرکت یا سازمان شما خواهد داشت.
اگر به هر دلیلی نیاز دارید که به محض دریافت یک پیام، به صورت خودکار رونوشت آن را برای یک حساب ایمیل دیگر ارسال کنید، با ماهمراه باشید تا روش تنظیم آن را در سرویس وب توکا با هم ببینیم.
تنظیم آدرس برای دریافت خودکار رونوشت پیام
برای این که یک یا چند حساب را به عنوان دریافت‌کننده یک نسخه از پیام‌های دریافتی یک حساب ایمیل مشخص کنید، ابتدا با اطلاعات کاربری حساب مورد نظر وارد سرویس وب توکا شوید. پس از ورود وارد زبانه تنظیمات سرویس وب توکا شوید:
پس از ورود به بخش تنظیمات توکا، همانطور که در تصویر هم نشان داده شده است، تنظیمات “رایانامه” را از منوی سمت راست پیدا کرده و روی آن کلیک کنید.
در تنظیمات رایانامه، به دنبال بخش دریافت پیام‌ها بروید. در این کادر آدرس ایمیلی که می‌خواهید یک رونوشت از پیام‌های دریافتی به محض دریافت به آن ارسال شود را بنویسید. شما می‌توانید با انتخاب گزینه “حذف رونوشت محلی از پیام‌ها” در صورت تمایل، پس از ارسال شدن یک نسخه از پیام به آدرس مورد نظر، اصل پیام را هم از صندوق دریافت خود پاک کنید.
اطلاع‌رسانی پیام‌های جدید
در سرویس وب توکا شما این امکان را دارید که به محض دریافت پیام ایمیل برای یک حساب مشخص، یک ایمیل اطلاع رسانی برای یک آدرس ایمیل دیگر ارسال کنید. بدین ترتیب اصل پیام شما ارسال نمی‌شود، بلکه دریافت کننده پیام اطلاع‌رسانی، تنها از ورود یک پیام ایمیل اطلاع پیدا می‌کند.
پس از وارد کردن آدرس‌ها، لازم است تنظیمات خود را ذخیره کنید.به همین سادگی، و با ذخیره‌سازی این تنظیمات، از این به بعد به محض دریافت یک پیام، رونوشتی از آن برای آدرسی که مشخص کرده‌اید ارسال خواهد شد یا این که پیام اطلاع رسانی به آدرس مورد نظر شما فرستاده خواهد شد.