آموزش نکات مهم در بازه مهاجرت به سرویس ایمیل توکا
در این راهنما، فرایند مهاجرت به سرویس ایمیل توکا به صورت خلاصه شرح داده شده است و به متداول‌ترین پرسش‌ها و ابهامات در خصوص این فرایند پاسخ داده شده است.
مهاجرت به سرویس ایمیل توکا
زمانی که سرویس ایمیل توکا جایگزین سرویس ایمیل قدیمی شما میشود، بعد از نصب و راه‌اندازی، گام مهاجرت سرویس ایمیل آغاز میشود. در فرایند مهاجرت، کلیه سازو کارهای لازم برای انتقال اطلاعات کاربران از سرور قدیم به سرور ایمیل جدید فراهم میشود تا به تدریج عملیات انتقال اطلاعات به توکا اجرا شود. پس از مهاجرت، کاربران می‌توانند در سرویس توکا به همه گفتگو‌ها و پیام‌های پیشین خود که در سرویس ایمیل قبلی قرار داشت، در سرویس ایمیل توکا دسترسی داشته باشند.
فرایندهای اصلی مهاجرت به توکا
مهاجرت به سرویس ایمیل توکا، با ساخت حساب‌های کاربران در سرویس ایمیل توکا آغاز میشود. در ادامه به صورت تدریجی عملیات انتقال ایمیل‌های قدیم به سرور ایمیل توکا اجرا میشود که بسته به تعداد ایمیل‌ها و حجم پیام‌ها زمان آن متغیر است. پس از این که تمام اطلاعات با موفقیت به سرویس ایمیل توکا منتقل شد، این مسئله به کاربران اطلاع‌رسانی میشود و کاربران با مراجعه به سرویس ایمیل توکای خود می‌توانند به کلیه پیام‌های قدیمی و جدید خود دسترسی داشته باشند.
در طول زمانی که مهاجرت ایمیل‌ها در حال اجراست، سرویس ایمیل در دسترس کاربران است و هیچ وقفه‌ای در ورود به سرویس ایمیل یا ارسال و دریافت پیام به وجود نمی‌آید.
در بازه مهاجرت، کاربران زمانی که وارد سرویس ایمیل توکا می‌شوند، به تدریج پیام‌های قدیمی‌تر خود را هم مشاهده می‌کنند که از سرویس قدیم در حال انتقال به سرویس توکاست.
البته لازم به ذکر است که در بازه مهاجرت، امکان دسترسی به تمامی ایمیل‌های قدیمی کاربران فراهم است و در صورت نیاز به این ایمیل‌ها، آدرس محل ذخیره‌سازی این اطلاعات توسط واحد فناوری سازمان در اختیار کاربران قرار می‌گیرد.
زمانی که فرایند مهاجرت به پایان می‌رسد، ایمیلی از واحد فناوری اطلاعات به همه حساب‌های کاربران ارسال میشود و اتمام فرایند مهاجرت را اعلام می‌کند.
پرسش‌های متداول در بازه مهاجرت
در طول بازه مهاجرت، به مرور ایمیل‌های قدیمی‌تر شما به سرویس ایمیل توکا منتقل شده و در دسترس شما قرار خواهند گرفت. هیچ اطلاعاتی در زمان مهاجرت از دست نمی‌رود و همه ایمیل‌ها به سرویس ایمیل جدید منتقل می‌شوند. برای این که همه ایمیل‌های قدیمی خود را در سرویس توکا مشاهده کنید تا انتهای فرایند مهاجرت شکیبا باشید.
در صورتی که پیش از اتمام فرایند مهاجرت نیاز به برخی از ایمیل‌های قدیمی خود دارید که هنوز روی سرویس توکا منتقل نشده‌اند، با واحد فناوری اطلاعات تماس بگیرید. تمامی ایمیل‌های شما در بازه مهاجرت از طریق آدرسی که توسط واحد فناوری اطلاعات در اختیار شما قرار داده میشود، در دسترس شما هستند.
مدت زمان مهاجرت بسته به این که چه تعداد حساب کاربری با چه حجمی از ایمیل‌ها در حال انتقال به سرویس ایمیل جدید باشند کاملا متغیر است و به طور معمول از 24 ساعت شروع شده و تا انتقال آخرین پیام ایمیل ادامه خواهد یافت.
فرایند مهاجرت به گونه‌ای انجام میشود که هیچ وقفه‌ای در سرویس ایمیل شما ایجاد نکند. در نتیجه سرویس ایمیل توکا در بازه مهاجرت در دسترس شماست و می‌توانید به راحتی وارد حساب ایمیل خود شده پیام‌های خود را ارسال یا دریافت کنید.
در صورتی که از قبل سرویس ایمیل خود را روی یکی از ابزارهای دسترسی به ایمیل نظیر آتلوک یا برنامه‌های تلفن همراه تنظیم کرده باشید، ممکن است لازم باشد این تنظیمات را تغییر دهید تا بتوانید به سرویس ایمیل توکا متصل شوید. نحوه تنظیم سرویس ایمیل توکا روی برنامه Outlook، برنامه Thunderbird، برنامه همراه توکا (تلفن‌های هوشمند اندروید) و تلفن‌های هوشمند آیفون (IOS) در مستندات آموزشی ارائه شده است.
زمانی که تمامی ایمیل‌های شما با موفقیت به سرویس توکا منتقل شود، عملیات مهاجرت به پایان می‌رسد و طی یک ایمیل پایان مهاجرت به سرویس توکا به اطلاع شما خواهد رسید. در نتیجه تا پیش از دریافت ایمیلی که پایان مهاجرت را اعلام کند، شما در حال مهاجرت به سرویس ایمیل جدید هستید و به تدریج ایمیل‌های قدیمی خود را در سرویس ایمیل توکا مشاهده خواهید کرد.
توجه داشته باشید که سرویس ایمیل توکا فقط یک سرویس ایمیل نیست؛ بلکه یک راهکار جامع ارتباطی برای هماهنگی و همکاری هرچه بهتر در اختیار شما قرار می‌دهد. توکا علاوه بر ارسال و دریافت پیام، امکانات و ابزارهای دیگری همچون تقویم، مدیریت اسناد و مدیریت وظایف، اعطای نمایندگی حساب ایمیل و مدیریت منابع مشترک را فراهم کرده است. نحوه استفاده از این قابلیت‌ها، در مستندات آموزشی کاربران توکا در اختیار شما قرار گرفته است.