سرویس وب توکا، فقط یک بستر تبادل رایانامه نیست. بلکه علاوه بر تبادل پیام قابلیت‌های دیگری هم در این سرویس وجود دارد که آنرا به یک راهکار جامع ارتباط سازمانی بدل می‌کند.
امکاناتی که در توکا فراهم شده است، منطبق بر آخرین استانداردهای جهانی در حوزه سیستم‌های تعامل سازمانی است تا بتواند طیف گسترده‌ای از تعاملات روزمره کارکنان سازمان‌ها را به سادگی در یک بستر جامع ارائه کند.
به منظور آشنایی بیشتر کاربران، مستندات آموزشی مختلفی تهیه و تدارک دیده شده است که پس از دیدن آنها، کاربران به سادگی بتوانند از ظرفیت‌های بالای توکا بهره‌مند شوند.
این آموزش‌ها شامل مباحث زیر است:
آموزش شروع کار با سرویس وب توکا
آموزش نکات امنیتی برای ورود به سرویس وب توکا
آموزش نوشتن ایمیل جدید در توکا
آموزش ایجاد امضای ایمیل در توکا
آموزش استفاده از تقویم توکا
آموزش فعال‌کردن رسید خوانده شدن پیام بصورت خودکار در توکا
آموزش ارسال خودکار رونوشت یک پیام در توکا
آموزش استفاده از برچسب در سرویس وب توکا
در ادامه این مقاله، به مرور کلی امکانات سرویس وب توکا پرداخته شده است. می‌توانید با دیدن ویدیوی آموزشی که در انتهای این مقاله قرار دارد نیز مراجعه کنید.
خلاصه‌ای از امکانات سرویس وب توکا
در اینجا به مرور کلی این قابلیت‌های توکا پرداخته شده است.
امکانات مختلف توکا را می‌توان پس از ورود به صفحه سرویس وب توکا، در زبانه‌های مختلف در منوی بالای صفحه مشاهده کرد.
صفحه اصلی سرویس وب توکا
همانطور که مشاهده می‌کنید در این منو زبانه‌های مربوط به رایانامه، مخاطب‌ها، تقویم، وظایف و کیف اسناد قرار دارد.
همچنین زبانه تنظیمات در انتهای این قسمت به منظور مدیریت قسمت‌های مختلف سرویس وب توکا دیده می‌شود.
ساختار صفحه سرویس وب توکا
زمانی که وارد سرویس وب توکا می‌شوید، صفحه زیر را مشاهده خواهید کرد. در نوار ابراز بالا، قسمت جستجو و زبانه‌های مختلف قرار داده شده است.
زیر این نوار ابزار، صفحه سرویس وب توکا به قاب‌ها و قسمت‌های مختلف تقسیم شده است. تفکیک صفحه به سه قاب عمودی (قسمت‌های 1 و 2 و 3) و یک نوار کنشها در بالای آن (قسمت 4)،امکان مشاهده همه موارد و دسترسی آسان به کنش‌های متنوع را برای کاربر فراهم می‌کند.
این قاب‌ها و محتوی آنها، به ازای هر زبانه، موارد متفاوتی را ارائه می‌دهد که در ادامه به آنها پرداخته شده است.
بخش‌های مختلف صفحه وب توکا
سرویس رایانامه
زبانه رایانامه مربوط به تمامی کارهایی است که در حوزه تبادل پیام انجام می‌شود. ایجاد رایانامه جدید، خواندن پیام‌های وارده و مدیریت ایمیل‌ها در این زبانه صورت می‌گیرد.
در قاب سمت راست(شماره 1)، پوشه‌های رایانامه و پیام‌های دریافتی قرار دارد. لیست آخرین پیام‌های دریافتی در “قاب محتوی” یا قاب وسط (شماره 2) قرار دارد.
برای دیدن محتوی پیام، با کلیک روی هر پیامی محتوی آن در “قاب خواندن” یا قاب سمت چپ(شماره 3) نشان داده می‌شود.
مجموعه‌ای از عملیات متعارف مربوط به هر زبانه را می‌توان در نوار ابزاری بالای قاب محتوی (شماره 4) مشاهده کرد. همانطور که در شکل می‌بینید، در زبانه رایانامه، این عملیات در رابطه با پیام‌ها هستند.
جزییات بیشتر در مورد نحوه نوشتن یک ایمیل جدید در توکا را می‌توانید در ویدیوی آموزشی نوشتن ایمیل جدید در توکا ببینید.
مخاطب‌ها
در زبانه مخاطبان، می‌توانید تمام کسانی که با آنها تبادل رایانامه دارید را به لیست مخاطبان خود اضافه کنید. می‌توانید چند فهرست مستقل از آدرس مخاطبان داشته باشید و همه آنها را مدیریت کنید.
همانطور که می‌بینید در زبانه مخاطب‌ها و در قاب شماره 1 پس از دکمه ایجاد مخاطب جدید مواردی چون فهرست‌های مختلف مخاطبان، فهرست‌های توزیع و مخاطب‌های مکاتبه شده در دسترس قرار دارند.
صفحه مخاطبان توکا
تقویم
در زبانه تقویم، امکان تنظیم قرار ملاقات، ایجاد یک برنامه کاری منظم و تکرار شونده، و اضافه کردن چند تقویم مختلف را خواهید داشت.
در قاب شماره 1 در زبانه تقویم، فهرستی از تمام تقویم‌هایی مشاهده می‌شود که یا توسط شما ایجاد شده و یا توسط دیگر کاربران با شما به اشتراک گذاشته شده است.
امکان مشاهده تقویم بصورت ماهانه، هفتگی و روزانه در نوار ابزار بالا در دسترس است و با کلیک روی یک روز مشخص می‌توان یک قرار ملاقات جدید برای آن روز تعریف کرد.
سایر امکانات تقویم در ویدیوی آموزشی استفاده از تقویم توکا ارائه شده است.
صفحه تقویم توکا
وظایف
زبانه وظایف، یک قابلیت کاربردی و بسیار مفید برای مدیریت وظایف و کارهایی است که در حال انجام آنها هستید. به عنوان مثال برای هر پروژه می‌توانید لیستی از وظایف معین کرده و برای هر یک زمان‌بندی انجام دهید.
همانطور که مشاهده می‌کنید، در قاب شماره 1 امکان ایجاد وظیفه جدید و فهرست وظایف قرار دارد. در نوار ابزار هم امکان ویرایش وظایف، برچسب زدن و تعیین وضعیت آن قرار دارد.
برای هر وظیفه می‌توانید مواردی چون تاریخ شروع و پایان، توضیحات، اولویت و وضعیت انجام آنرا تعیین کنید.
همچنین برای کارهای مشترک می‌توانید یک فهرست از وظایف را با دیگر کاربران به اشتراک بگذارید تا آنها هم بتوانند آنرا مشاهده کرده یا تغییر دهند.
علاوه بر این موارد، امکان پیوست کردن فایل هم به یک وظیفه وجود دارد و می‌توانید فایل‌های متنوعی مثل مدارک و صورت‌جلسات را جهت تسریع در انجام کار به آن وظیفه پیوست نمایید.
صفحه وظایف در توکا
کیف اسناد
زبانه کیف اسناد در حقیقت فضایی است که توکا برای ذخیره و نگه‌داری فایل‌ها و مستندات در اختیار شما قرار می‌دهد. به عبارت ساده‌تر شما همواره می‌توانید به فایل‌ها و مستندات خود در این قسمت دسترسی داشته باشید.
امکان مدیریت فایل‌ها و مستندات، به روز رسانی و تغییر نسخه فایل، مدیریت تغییرات فایل‌های مشترک و استفاده از مستندات در این زبانه در اختیار شما قرار می‌گیرد.
کیف اسناد در توکا
این قابلیت به شما کمک می‌کند تا فایل‌ها و مستندات خود را همواره و از هر کجا که هستید با ورود به سرویس وب توکا ببینید و از آنها استفاده کنید.
همچنین امکان به‌اشتراک گذاری فایل‌ها و مستندات برای انجام کارهای گروهی و مشترک روی یک سند ارائه شده است. برای جلوگیری از تداخل در به روز رسانی فایل‌های مشترک، توکا از امکان به امانت گرفتن فایل استفاده کرده است.
به امانت گرفتن یک فایل به این معنی است که زمانی که یک کاربر در حال انجام به‌روز رسانی روی یک سند است، کاربران دیگر نمی‌توانند آنرا تغییر دهند. در نتیجه می‌توانید مستندات را بدون بروز تداخل به روز رسانی نمایید.
ویدیوی آموزشی مرور امکانات سرویس وب توکا
برای مشاهده جزئیات بیشتر در مورد امکانات سرویس وب توکا ویدیوی آموزشی مرور امکانات توکا را ببینید.
