ایمیل سازمانی نه‌تنها یکی از اصلی‌ترین ابزارهای مکاتبه و تبادل اطلاعات است، بلکه در بسیاری از موارد بستر اصلی ارسال اطلاعات محرمانه، اسناد تجاری و داده‌های حساس سازمانی به‌شمار می‌رود.
به همین دلیل، حفظ امنیت و حریم خصوصی در استفاده از ایمیل سازمانی اهمیتی حیاتی دارد؛ چرا که هرگونه غفلت در این زمینه می‌تواند منجر به نشت اطلاعات، حملات سایبری یا آسیب به اعتبار سازمان شود.
تهدیدات رایج در ایمیل‌های سازمانی را بشناسید
طبق گزارش Cisco Annual Cybersecurity Report (2024)، بیش از ۹۰٪ حملات سایبری موفق از طریق ایمیل آغاز می‌شوند. برخی از متداول‌ترین تهدیدهای رایج عبارت‌اند از:
- فیشینگ (Phishing)
این دست ایمیل‌های جعلی، وانمود می‌کنند از طرف افراد یا سازمان‌های معتبر ارسال شده‌اند تا دریافت کننده را گمراه کنند. در این ایمیل‌ها هدف، دستیابی به اطلاعات حساسی مانند گذرواژه یا شماره کارت بانکی قربانی است. برای اطلاعات بیشتر می‌توانید مقاله فیشینگ چیست را مطالعه کنید.
- فیشینگ هدفدار (Spear Phishing)
نوعی از حملات فیشینگ دقیق است که برای یک قربانی مشخص و با استفاده ار اطلاعات دقیق درباره وی انجام می‌شود. متاسفانه، احتمال موفقیت این حملات بسیار بالاست. این نوع فیشینگ در مقاله فیشینگ هدفدار به طور کامل بررسی شده است.
- بدافزارها (Malware)
در این نوع حملات، ایمیل‌ها حاوی پیوست‌های مخرب یا لینک‌هایی هستند که پس از کلیک، سیستم کاربر را آلوده می‌کنند. به عنوان مثال ممکن است بدافزار اقدام به رمزگذاری کردن کلیه فایل‌های سیستم قربانی کرده و از وی به ازای بازگرداندن اطلاعات، باج خواهی کند.
- نشت داده‌ها (Data Leakage)
یکی از تهدیدات مهم ایمیل سازمانی، انتشار ناخواسته داده‌های مهم و حیاتی توسط ایمیل است. این اشتباه معمولا بر اثر بی دقتی در انتخاب دریافت کننده، یا استفاده از ایمیل‌های شخصی به جای ایمیل سازمانی برای ارسال اطلاعات مهم پیش می‌آید.
مهمترین روش‌های بهبود امنیت برای کاربران ایمیل سازمانی
بر اساس استانداردهای امنیت اطلاعات NIST SP 800-177 و توصیه‌هایی که در Harvard Business Review ارائه شده است، سازمان‌ها باید راهکارهای زیر را در فرهنگ استفاده از ایمیل بین کارکنان خود نهادینه کنند:
استفاده از گذرواژه قوی و احراز هویت دوعاملی (2FA)
گذرواژه‌های ضعیف یکی از نقاط ضعف رایج در امنیت ایمیل است. استفاده از گذرواژه‌های مناسب با پیچیدگی همچنین احراز هویت چندعاملی، احتمال نفوذ را به‌شدت کاهش می‌دهد. در مقاله گذرواژه امن، نحوه ایجاد و نگه‌داری از گذرواژه مناسب آموزش داده شده است.
آموزش مستمر کارکنان درباره تهدیدات رایج
متاسفانه بیشتر حملات سایبری به‌خاطر خطای انسانی رخ می‌دهند. برگزاری کارگاه‌های آموزشی و شبیه‌سازی حملات فیشینگ، آگاهی کارکنان سازمان را افزایش می‌دهد.
استفاده از رمزنگاری (Encryption)
یکی از راهکارهای مناسب برای انتقال اطلاعات محرمانه و حساس، استفاده از روش‌های رمزگذاری ایمیل است. اطمینان از این‌که پیام‌ها و پیوست‌ها به‌صورت رمزگذاری‌شده ارسال می‌شوند، به حفظ محرمانگی اطلاعات کمک می‌کند. رمزنگاری سراسری یا End-to-End Encryption یکی از بهترین روش‌هاست.
محدود کردن دسترسی‌ها
دسترسی به اطلاعات حساس باید فقط برای افراد مجاز امکان‌پذیر باشد. استفاده از راهکارهای مدیریت هویت و کنترل دسترسی بر اساس نقش هر کارمند (RBAC) در این زمینه مؤثر است.
استفاده از سامانه‌های پالایش ایمیل
نرم‌افزارهای زیادی وجود دارند که برای پالایش ایمیل‌ها طراحی شده اند. این برنامه‌ها در سرویس‌های ایمیل اجرا می‌شوند و ایمیل‌های مشکوک یا حاوی لینک‌های مخرب را پیش از رسیدن به کاربر شناسایی و مسدود می‌کنند. بنابراین لازم است سرویس ایمیل سازمان، از این برنامه‌ها پیشتیبانی و استفاده کند.
حریم خصوصی در محیط ایمیل سازمانی: مرزها و مسئولیت‌ها
حریم خصوصی در ایمیل سازمانی موضوعی حساس و دوسویه است. از یک‌سو، سازمان‌ها حق دارند به‌منظور حفظ امنیت و بهره‌وری، محتوای ایمیل‌های سازمانی را پایش و بررسی کنند. از سوی دیگر، کارکنان انتظار دارند حریم شخصی آن‌ها در محیط کاری رعایت شود.
مطابق گزارش موسسه Harvard Business Review (2023)، شفاف‌سازی سیاست‌های سازمان در مورد نظارت بر ایمیل و اطلاع‌رسانی شفاف به کارکنان، از بروز سوءتفاهم جلوگیری می‌کند و حس اعتماد را افزایش می‌دهد.
برخی اصول پیشنهادی برای برقراری توازن بین امنیت ایمیل سازمانی و حریم خصوصی کارکنان عبارت‌اند از:
- تدوین و انتشار «خط‌مشی استفاده از ایمیل سازمانی»
- استفاده از ایمیل شخصی برای مکاتبات غیرسازمانی
- عدم استفاده از ایمیل سازمانی برای موضوعات خصوصی
نقش مدیریت در ترویج فرهنگ امنیت ایمیل
مدیران سازمانی باید خود الگوی رعایت اصول امنیت و حریم خصوصی در ایمیل باشند. این موضوع شامل ارسال ایمیل‌های امن، اجتناب از ارسال اطلاعات حساس بدون رمزنگاری، و تشویق کارکنان به گزارش موارد مشکوک است.
همچنین، بخش فناوری اطلاعات باید به‌طور پیوسته سیستم‌ها را به‌روزرسانی کرده، حملات سایبری را رصد کرده، و نسبت به تهدیدات جدید واکنش سریع نشان دهد.
نتیجه‌گیری
ایمیل سازمانی، اگرچه ابزاری ساده و در دسترس است، می‌تواند در صورت استفاده نادرست، به یکی از نقاط ضعف امنیتی سازمان تبدیل شود. تلفیق آگاهی کارکنان، سیاست‌های شفاف، فناوری مناسب و فرهنگ سازمانی درست، کلید حفظ امنیت و حریم خصوصی در استفاده از ایمیل است. در نهایت، مسئولیت حفاظت از اطلاعات، تنها بر دوش تیم IT نیست، بلکه بر دوش همه کارکنان است.
