در دنیای مدرن امروز ایمیل به یکی از ضروری‌ترین راه‌های ارتباطی تبدیل شده است و نبود آن می‌تواند کسبوکارها و زندگی روزمره افراد را مختل کند. برای صاحبان کسب‌و‌کار و شرکت‌ها ایمیل بخشی کوچک اما مهمی در مکاتبات است. استفاده از ایمیل شرکتی به نوعی سند اعتبار یک سازمان برای ارتباط با مشتریان و همکاران محسوب می‌شود، داشتن ایمیل شرکتی از یک سو باعث ایجاد اعتماد و اعتبار برای شرکت شده و از سوی دیگر سبب حرفه‌ای‌ترشدن ارتباطات و خدمات آن شرکت می‌شود.
ایمیل شرکتی چیست
ایمیل شرکتی یک سرویس ایمیل اختصاصی است که برای تبادل پیام‌های کاری و رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرد. ایمیل شرکتی شامل نام‌تجاری شرکت یا کسب‌و‌کار شماست که روی هاست مربوط به شرکت ایجاد می‌شود و مدیریت سرویس ایمیل در اختیار و نظارت مدیران شرکت قرار دارد.
ایمیل شرکتی بخاطر داشتن دامنه اختصاصی همنام با عنوان شرکت با ایمیل‌های شخصی که توسط شرکت‌های ارائه‌دهنده ایمیل مانند جیمیل و یاهو ارائه می‌شود متفاوت است. در اصل باید بگوییم که در ایمیل شرکتی از نام دامنه شرکت شما به جای Gmail یا Yahoo استفاده می‌شود.
مزایای داشتن ایمیل شرکتی
استفاده از ایمیل شرکتی مزایای بسیار قابل توجهی برای کسب و کارها دارد و می‌تواند سبب رشد آن شود. در ادامه برخی از مهم‌ترین مزایای ایمیل شرکتی را بررسی می‌کنیم:
افزایش اعتماد و وفاداری مشتریان
شرکت‌های زیادی وجود داردند که همچنان از آدرس‌های ایمیل رایگان یاهو، جیمیل و اوتلوک استفاده می‌کنند. استفاده از این نوع آدرس ایمیل‌ها این دید را در ذهن کاربر ایجاد می‌کند که با یک شرکت غیرحرفه‌ای با منابع کم مواجه است. اگر هویت ناشناس داشته باشید خیلی جدی گرفته نمی‌شوید چرا که هر شخصی به‌راحتی می‌تواند در یاهو یا گوگل اقدام به ساخت ایمیل کند و تشخیص هویت این اشخاص برای دیگران دشوار است.
تفکیک آدرس‌های ایمیل
با داشتن ایمیل شرکتی هریک از بخش‌های شرکت شما یک آدرس ایمیل مجزا خواهند داشت که از طریق آن می‌توانید به برقراری ارتباط و صحبت با مشتریان بپردازند. این ویژگی سبب نظم و دسته‌بندی ایمیل‌های ارسالی و دریافتی شما می‌شود مثلا ایمیل مربوط به بخش فروش بصورت sales@companyname.com و ایمیل support@companyname.com برای بخش پشتیبانی ثبت می‌شود.
ماندگاری برند شرکت در ذهن مخاطب
با توجه به اینکه ایمیل شرکتی حاوی نام شرکت یا کسب‌و‌کار شماست هر ایمیل ارسالی از طریق آن، به معرفی هر چه بیشتر سایت و کسب و کار شما کمک می‌کند و افراد بیشتری با برند شرکت شما آشنا می‌شوند.
حفظ سوابق تمامی مکاتبات رسمی و مدیریت یکپارچه پیام‌ها
اگر برای تبادل پیام‌های رسمی خود از بستر ایمیل شرکتی استفاده کنید، در طی سال‌ها همه چیز در سرویس ایمیل شما ثبت شده و به راحتی می‌توانید به سابقه فعالیت‌های خود مراجعه و به آن استناد کنید.
ایمیل شرکتی رایگان
برخی شرکت‌ها و کسب‌و‌کارهای نوپا ممکن است در آغاز راه بدلیل هزینه‌های خرید و راه‌اندازی ایمیل شرکتی سراغ استفاده از ایمیل‌های رایگان بروند. اما استفاده از ایمیل رایگان اعتبار چندانی برای کسب و کار شما ندارد و گزینه مناسبی برای استفاده تجاری و برندسازی نیست. علاوه براین موارد، ایمیل رایگان برای ارسال اطلاعات حساس شما مناسب نیستند و از نظر امنیت، پشتیبانی و اسپم شدن ایمیل‌ها نیز ممکن است مشکلاتی را برای شما و شرکت بوجود آورند. البته شما می‌توانید با مراجعه به سایت‌‌های ایرانی یا خارجی سرویس‌دهنده رایگان ایمیل یک ایمیل رایگان برای خود ایجاد کنید.
خرید ایمیل شرکتی
سرویس ایمیل بسته به روش راه‌اندازی آن هزینه‌های متفاوتی دارد. یکی از روش‌های راه‌اندازی ایمیل شرکتی خرید میزبان یا هاست و استفاده از خدمات ایمیلی است که تحت عنوان ایمیل هاست ارائه می‌شود. روش دیگر استفاده از برخی نرم‌افزارهای سرویس ایمیل حرفه‌ای به صورت متن باز است. روش بعدی که یکی از روش‌های بسیار مقرون به صرفه برای دستیابی به سرویس ایمیل می‌باشد استفاده از سرویس ایمیل ابری است. در این روش عملا از یک سرویس آماده استفاده می‌کنیم که هزینه راه‌اندازی، نگه‌داری و پشتیبانی آن قبلا توسط شرکت ارائه دهنده سرویس ایمیل پرداخت شده است.
نمونه ایمیل شرکتی
تشخیص ایمیل شرکتی از ایمیل معمولی آسان بوده و به‌راحتی از طریق آدرس دامنه می‌توان تشخیص داد. اگر دامنه ایمیل متعلق به سرویس‌دهندگان رایگان ایمیل مانند یاهو، گوگل و پروتون میل باشد کاملا مشخص است که از نوع ایمیل‌های رایگان است مانند آدرس ایمیل info.yourdomain @yahoo.com این نوع آدرس ایمیل مناسب شرکت‌ها و کسبوکارها نبوده و جلوه خوبی ندارد.
همانطور که در ابتدای مقاله بیان کردیم در ایمیل شرکتی به‌جای استفاده از سرویس‌دهنده‌های یاهو یا جیمیل از دامنه اختصاصی و ثبت‌شده شرکت استفاده می‌شود. بنابراین ایمیل info@yourdomain.com ساده‌تر و ماندگارتر است زیرا در آن نام دامنه ثبت‌شده برای کسب‌وکارتان به‌جای Gmail یا سایر سرویس‌دهنده‌های ایمیل مورداستفاده قرار می‌گیرد.
راه‌اندازی سرویس ایمیل روی دامنه‌ای که همنام با برند کسب و کارتان باشد، علاوه بر این که امکان ساخت آدرس ایمیل برای همه کارکنان را فراهم می‌کند، باعث می‌شود که در جریان ارسال ایمیل به مخاطبان، برند شما هم تا حدی معرفی شود.
کلام پایانی
داشتن ایمیل شرکتی یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای جلب اعتماد مشتریان است و این موضوع یکی از اساس کسب و کار موفق در بازار است. هر شرکتی بخش‌های متعددی دارد که برای ارتباط با مشتری یا همکاران، از ایمیل استفاده می‌کنند. پس بهتر است که ایمیل مورد استفاده آن‌ها، شرکتی باشد زیرا داشتن آدرس ایمیل شرکتی یک روش ساده و در عین حال موثر برای افزایش اعتبار و تبلیغ برند شما است.
